扁平化組織是現今企業，尤其是新創企業一直努力的方向，但是其實「扁平化組織」這件事是有一定的達成門檻的，要做好並不容易。
因此， Yourator 新創職涯平台從自家經營將近 2 年時間的社群品牌「Yourator 新創小酒館」中獨立出專門為「人資」打造的社群活動「人資小酒館」，而開幕夜的內容就是「如何打造扁平化組織？」，邀請到 iKala 的共同創辦人暨人資長 Candy 來分享愛卡拉打造扁平組織文化與招募流程，驅動快速成長的秘訣！
同場，還有 Yourator 創辦人 Lydia 從人資服務提供方的角度，分享對於組織扁平化的觀點以及海內外的成功案例。以下是由 Accupai 雲攝影共同創辦人暨營運長 Disney 做的活動紀錄分享，還原了現場的精彩片段，沒辦法到場參與的人資朋友們別錯過這篇好文！
今天由 iKala 的 Candy 和 Yourator 的 Lydia 兩位對扁平化招募非常有心得的講者為我們分享：
Candy｜iKala Co-founder/CFO & CHRO
iKala 共同創辦人暨人資長 Candy 蒞臨 Yourator 的「人資小酒館」
引言
對 iKala 的 HR 團隊成員來說，be part of business是非常重要的，原因是產品服務要成功，背後的人很重要，而 HR 對於打造公司的人才而言是非常重要的，所以 HR 必須了解產品服務，才能找到適合的人才。
公司同事很常笑稱：「HR 在公司的地位、話語權比其他主管還重要」，雖然是玩笑話，但背後也代表著大家深信「人才對於公司是非常重要的」。
關於組織型態上，傳統階級型組織比較偏向 top-down ，也就是所謂瀑布流決策，現在新創大多採用扁平化組織，好處是可以快速決策，也讓所有的員工更有 ownership 。
IKALA的核心價值
在 iKala 的扁平化有四大要點：
- 精神：自由跟當責 Freedom & responsibility
- 管理工具：OKR
- 組織結構：matrix structure
- 重要價值：peer 同儕
▎自由跟當責 Freedom & responsibility
反應在制度面上，公司有採用 WFH 、OKR、 Peer interview 等制度，也會請每位來面試的人先看過 Netflix Culture 這個slide再來面談。
Netflix 的人資長有說過一段話「為何我們要賦權給我們的員工？因為我們一開始就把他們的權利拿走了」。但賦權其實就是自由與當責的基本精神，如果我們相信員工們是一流的人才，公司本來就不該限制他們的發展，也因為這個精神，在 iKala 是可以在家遠端工作的。
▎關於OKR
OKR 一定要搭配主管每月一次和同仁的一對一面談，確認關鍵結果有產出和進度，如果沒有就要協助調整。iKala 鼓勵員工把目標設高，但其中很重要的一點是， OKR 的設定不能跟個人績效掛鉤，不然目標設的愈高愈難達成，就沒有人敢設定足夠有挑戰的目標了。
每季一開始， CEO 會定出每季公司的目標，細分到各個事業單位上，事業單位的目標會再細分到每個同仁身上，而每個同仁都可以很清楚自己做的事情，是怎麼跟公司目標連接在一起的。如此一來，公司的成長動能就不是來自於 top-down 的命令，而是來自於員工自發性 bottom-up 的目標設定。
最近剛好有個例子，在泰國和越南本季原本有一個目標是兩邊加起來要有 10 萬筆交易，但細分下去後，泰越兩邊的事業單位，提出各自都要有 10 萬筆交易的目標，所以變成了 10 萬 ＋ 10 萬，總共 20 萬筆交易。大家一起驅動事業單位成長，讓公司的目標加倍，到目前為止我們也發現，泰越非常有可能達成這個目標，這是一個我覺得很棒的 OKR 案例。
▎矩陣型組織 Matrix Structure
半年前 Candy 把會計部門切分，一人負責一個產品線，會計人員會開始參與產品線的營運流程，會計人員在產品線中可以很快提出帳務相關的SOP，對整體產品線的營運非常的有幫助。
▎同儕 Peer
在 iKala 的重點是，公司的每一個決策，都要可以聽到每一個同仁的聲音，有以下幾項實際制度：
- 同儕獎金（peer bonus）
每個同仁都可以提名其他同仁領取獎金（主要是獎勵做了職責以外的事情的同仁），傳統都是主管發獎金給下屬，這個做法翻轉了這個制度 >> 我個人覺得這件事真的非常扁平化！ - 同儕互評（peer review）
會有同仁互評，peer review 的權重，有時甚至會比主管 review 的權重更高。 - 同儕面試（peer interview）
主管、實際共事的同事，所有的同仁都可以參與面試，甚至員工也能面試自己未來的主管，要的就是讓大家可以自己選擇未來的夥伴。
由扁平組織文化衍生出扁平招募文化，有幾個要點：
- 招募是每一個人的責任
- Peer interview is must
- 主管的voting權重跟每一位member一樣
- Shadow interview
註：什麼是 shadow interview ？
因為 iKala 非常在意面試官給面試者的印象，在成為正式的面試官前，要先旁聽2場interview，旁聽時不能發問，也不能投票表達意見。
每個同仁都可能會被問到公司內的很多問題，所以我們做了很多公司相關問題的問與答簡報，每個加入 iKala 的同仁都要看過這份文件。HR 理解 iKala 的面試流程非常花時間和資源，但久而久之，每一位同仁都非常珍惜透過這個流程找到的每一個同事，我們覺得非常的值得。
Candy 很可愛的自己準備了兩個問題：
- Peer bonus會不會被濫用？
- 自由和當責的環境要怎麼管理，會不會有人取巧？
她也給出一個我覺得超棒的答案：互相信任！
公司和員工之間有沒有信任感是很重要的事， iKala 非常重視透明和誠信，一旦有任何資訊不對稱的情形發生，一定會立刻開除人，這件事是沒有模糊空間且零容忍的。
結語
「在高速成長的科技公司中，擔任百變HR，是挑戰也是很寶貴的部分！iKala給的不是頂級待遇，能那麼吸引人可能有以下幾個原因：公司文化、能跟一群優秀的人一起工作、海外工作機會
btw.iKala在今年度會推出海外輪調方案，希望更符合每個求職者的需求！」
Lydia｜Yourator Founder
Yourator 創辦人 Lydia 分享她觀察到的幾個扁平化組織實行案例。
引言
「在日本的網路業看到什麼？」日本對於人才是非常重視的， Lydia 在返台找工作的過程發現，台日在人才招募這件事上是很有落差的，想要推動台灣人才市場的變革，才創立了 Yourator 。
日本終身雇用制精神
日本過往有終身雇用制，報章雜誌說這件事開始崩壞，但其實精神是永在的，舉幾個例子：
- 日商在你到職 3 年左右就會要求你去帶人，不能複製成功模式的話，對公司來說你是不 OK 的
- 入職時會先寫 2–3 年後想要有的技能，公司 HR 會根據你入社的時間來幫你安排職務調動
- 日本會要求 30 歲前去過海外企業部，回來後再去財務部，策略部等等，非常在意人才的培養
這一切都是因為終身雇用制，讓公司對於人才培育是有不同看法的。
日本網路業如何在年功序列社會建立扁平化組織
主要會透過Grade制來進行人事考核，創造晉升空間激勵成長，區分成技術職和管理職兩條線來進行，透過「新事業提案制度」來創造組織的「扁平感」。
從上到下所有同仁都可以提一個新事業的規劃，會經過一系列的審查，最後通過所有審查的話，公司就會撥團隊及資源給這個人去進行新事業，最後如果進行的順利，這個提案者就會成為這個新 BU 的負責人。
在現場，Lydia 問了聽眾們在招募上面臨什麼挑戰？
P 社 HR：新的時代，我們需要很多跨領域人才，但這樣的人很難找
A 社 HR：接續上一位的問題，我們常會反問主管：你要找的人存在嗎？
S 社 HR：要在市場搶軟體工程師，很辛苦！
Lydia 個人觀察到幾個困難點：
- 求職者賣方市場
- 高齡少子化帶來勞動力不足
- 求職者體驗＋雇主品牌建構愈來愈重要 >> 很怕被求職者在公開社群上漫罵
- 招募速度與招募品質越來越難兩全 >> 才猶豫一會，人才就跑走了
- 徵才行銷化，但數據在哪裡？ >> HR 只能用工人智慧，把這些資料一筆一筆的貼到 excel 中
Lydia 也跟我們介紹一個全新的招募方式：
團隊參與招募 Team-centric hiring｜a.k.a 社員參加型和 SCRUM 型招募
- 傳統是由用人主管決定JD，HR實際招募 > 可以找到老闆想要的人
- 團隊參與是由團隊成員來討論JD及實際招募 > 容易找到跟團隊 Fit 的人
有幾項重點：
- 透明 > 一切都放在枱面上
- Data-driven > 用數據說話
- Communication > 確認需求與想法一致
- Collaboration — peer interview &人才評價
- Culture > 團隊覺得招募人才是共同責任
這個招募方式和軟體開發中的 SCRUM 精神是非常相似的，所以才會被稱為 SCRUM 型招募。
◈ 案例 1 ◈ Valve ｜信奉極端扁平主義的遊戲公司
從 1996 年後，公司就再也沒有主管的職缺了，在招募頁上會放一個 PDF 寫著「公司沒有老闆，你要自己去找到要做什麼事……」。
同時 PDF 中也有寫下：你到職 0–6 個月，6–12 個月時會遇到什麼事，該怎麼處理？
公司沒有職位升遷這件事，員工要給自己以外的其他同事排名、打分數，透過這個分數來 Review 員工。不時會有新專案冒出來，讓員工自由來認領，如果一個專案沒有人來認領，就會把專案關掉，因為如果沒人想做，這一定是個爛主意！
小結
這間公司成功其實是因為產業型態，遊戲業只要有1款遊戲爆紅，就可以cover其他損失，但之前賣鞋的電商 Zappos 試行2年後就宣告失敗。
◈ 案例 2 ◈台灣某遊戲公司：極端的扁平化招募
體現在以下幾個重點上：
- 重視 peer interview
- 每個團隊成員都有 veto right >>團隊中只要有一個人不喜歡，就可以 reject 這個人入職
- 極端重視 on boarding process >> 一個月只能onboard 1個人，因為全公司要好好照顧他，但問題是有人可能要等上3個月才能入職 XDDD
- 團隊成員都可以互相挑戰，不看級職
Y 社自己的招募步驟
- 人力需求提出
- 請同事寫 JD ：你期望你的夥伴長成什麼樣子
- 開職缺
- 書審面試順序由同事決定
- 第一階段評分表
- 二面
- 二面後討論 candidate
- 同事喜歡的優先錄取
個人心得
我非常喜歡今晚的分享和活動後的交流，今晚的重點是在扁平化招募這件事情上，但過程中談論了很多新創在管理制度上面臨的挑戰，我一直以來都非常認同「自由伴隨著責任，誠信本身是沒有模糊地帶的」這件事，但很多人在加入新創時，很容易只看到「自由、模糊」兩件事，這很顯然的就是完全搞不清楚狀況+放錯重點。
在這個找人很難的時代，寧可在面試的時候多投入一些資源，也不要人進來後才發現不適合，又要換人，這對整間公司而言真的會浪費超級多的時間和資源。
聽完 Candy 的分享，我個人深深感受到 iKala 的文化是「公司認同自由&開放的風氣，對每位員工全然的信任，這讓員工也有深度的參與感，把公司的事當成自己的事，並且對公司和夥伴百分之兩百的信任，這樣的凝聚力和向心力讓公司積累了很強大的成長動能！」
今晚學習到很多，期許有天能做和他們一樣好！
本文轉載自 Accupai 雲攝影共同創辦人暨營運長 Disney 的 Medium，原文標題為「Yourator人資小酒館扁平組織文化及招募流程_活動心得分享」。
Yourator 人資小酒館講座結束後，還有許多人資留下來交流，大家合影留念。
如果你也對人資相關主題講座有興趣，歡迎成為「 Yourator 新創職涯平台 」的粉絲，
我們會把最新活動消息發布在上面！
