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什麼是 ATS 求職者追蹤系統?各大企業都在用,讓招募效率三級跳!

為什麼大企業都在用 ATS 求職者追蹤系統?用對工具讓招募效率三級跳!

2024-07-22

ATS 全稱 applicant tracking system,中文稱作求職者追蹤系統。為什麼各大企業都使用 ATS 來輔助招募呢?因為 ATS 可以接管招募過程中零碎的瑣事,讓招募人員得以將心力專注在更重要的任務上;不僅減少失誤,也可以提升效率。ATS 求職者追蹤系統有什麼優點呢? Teamdoor 的 ATS 如何解決招募難題呢?讓本篇文章向你介紹!

本文目錄:

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ATS 是什麼?為什麼企業 HR 都在用?

ATS 全稱 applicant tracking system,中文稱作求職者追蹤系統,是一種人資在招募時使用的軟體即服務 (SaaS),可以視為是 BPM 在人資領域的應用

ATS 可以在企業的每個招募流程提供合適的協助,如履歷篩選、安排面試、數據分析等;透過系統自動化、透明化的特性,讓招募部門內部可以更有效的配合,也讓每個求職者的每個環節都可以順利進行,提升招募的效率。尤其對於招募需求及量體都極大的企業來說,任何一點失誤都可能對運營造成相當大的影響;ATS 可以協助企業在繁瑣的流程中理出脈絡、避免失誤,並確保企業的人力資源可以順利的流動。

延伸閱讀:BPM 是什麼?企業流程管理 3 大優點幫企業告別低效、改善體質!

 

人資在招募管理時常見的 3 大困境

招募工作是由許多小流程所串聯成的,這些流程都仰賴招募團隊確實執行,才能確保公司的人力完整、流暢。然而當招募人數增加,這些小流程的數量便會以倍數成長,並可能引發以下問題:

待處理履歷過多

履歷過多最直觀的問題。傳統的招募流程中,每份履歷都需要由人資來一份份翻閱,閱讀完還要親手將紙本資料(或 PDF)輸入到系統中。但人資的精神與耐力是有限的,一旦履歷投遞量增加,人資也會需要做更多乏味的輸入工作;這勢必會導致兩個結果其中一個:履歷看不完,或每份履歷閱讀時間縮短。

資訊過於破碎分散

當需要同時應付許多求職者時,每個求職者的回信、時程異動、資料調整對於招募部門都會是負擔,因為團隊內部需要付出額外的溝通成本,如回報主管、等待主管確認等。此外,瑣碎的資訊也可能會導致在溝通的過程中遺失。

數據難以追蹤

傳統招募流程較講求任務執行,加上每個職缺的進程不一,難以追蹤並整理出完整的招募相關數據,無法從客觀角度來重新檢視招募過程,導致沒有明確的參考基礎可以用來調整策略。

 

為了解決以上的招募難題,Teamdoor 推出的 ATS 系統可以提供合適的協助,有效降低無謂的成本,提高招募成效:

 

Teamdoor 優點(一)AI 辨識履歷,不需低效手動輸入

公司在職缺招募時,首先會從各式管道收到數十、甚至是數百封履歷。以往這些履歷會需要由招募部門的人員一份一份閱讀,並手動將履歷上的資料輸入到 Excel 表單中;輸入的過程不僅消耗時間與精力,還有一定機率產生人為的失誤,降低效率。

Teamdoor 的 AI 辨識履歷功能正是為了解決這個問題而生。利用準確率至少 95% 的 AI 辨識,每一份履歷,不論排版或檔案格式都可以直接掃描成原始文字檔,並直接進入系統招募流程。這份技術可以讓電腦代替招募人員來執行這類重複性高、技術性低的輸入工作,讓招募人員可以將才能用在更適合的地方,提升整體招募效率。

AI 篩選履歷,讓人資善用的時間

求職者投遞履歷後,會先自動經由 AI 辨識履歷內容,再進到人資端,不需人工輸入

 

Teamdoor 優點(二)看板式介面一目了然,每個人選分開追蹤

以往 Excel 的時代中,招募部門的運作都是將人選資料登錄在表格中,並分別標示出他們目前的招募狀態。在這樣的協作模式下,有任何異動或調整都會需要另外通知主管或其他相關人員;雖然稱不上麻煩,但是的確可以有更好的方法。

Teamdoor ATS 使用看板式的管理介面 (dashboard management),每一位求職者都是一張卡片,其中記載著必要的資訊;利用卡片的拖放機制,可以隨時自由調整人選的情況,且每位招募人員都可以迅速、直接地得知這些異動,以及各個關卡的人數,招募進度一目了然。

看板式管理
看板式介面;可以依據招募流程自行設定各個關卡,職缺狀況一目了然

共同使用介面則可以讓每個團隊成員隨時得知最新的動態,搭配每個人選的「討論版」和「標籤分類」,讓招募團隊可以隨時無痛分享資訊,不需要做額外的溝通,減少失誤和成本。內建的收發信件功能也是團隊成員共同使用,不需要由專員聯繫再向內部回報;且每張人選卡片有自己的信件區,不用擔心信件被埋沒。

求職者資料、討論區
每位求職者分開管理,有個別的信件區、討論區,不用擔心資訊被埋沒

 

Teamdoor 優點(三)視覺化數據檢視,即時發現招募盲點

Teamdoor ATS 將招募流程自動化、數位化,因此各項數據都會被保留在系統後台。這些數據都可以直接反應招募的現況,讓招募團隊迅速找出盲點並即時改善。

利用資料視覺化的功能,可以將數字轉換成各式各樣的圖表,以此來檢視不同職缺、日期、管道的招募數字,以利追蹤不同策略的成效。

視覺化功能
有各式各樣的視覺化與數據選項,可以依據需求調整;「招募漏斗」功能可以概覽招募中每一關的通過人數

 

其他 Teamdoor 功能

除了上述的三樣特點之外,Teamdoor 也有其他便於招募的功能:

產業人才庫

不論錄取與否,投遞者都會被加入企業的人才庫,並依照標籤分類,便於後續再行銷。

人才庫
產業人才庫;若想要重新邀請面試過的人才,可以從這邊查詢

整合多管道

可以將不同徵才管道(LinkedIn、Facebook、各大人力銀行)的同職缺整合並同步查看,不需一個個登入,即可比較不同管道的成效。整合多管道
一次串連多個平台,不需再分別登入即可一眼比較各平台招募數字

 


 

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