在這個講求生產力的數位時代，如何善用數位工具提升工作效率，早已成為個人與企業都極為關注的課題。這次 Yourator 編輯團隊精選了十大辦公室生產力工具，包含 Notion、TimeTree、Pomofocus、Todoist、Zoom、Forest 專注森林、YourHour、Canva、Grammarly 和 When2meet，本篇文章也將介紹這些數位工具的特色功能與費用，讓大家更能有效提升生產力，將生活與工作掌控的更加游刃有餘！
本文目錄：
- 必備生產力工具一：Notion
- 必備生產力工具二：TimeTree
- 必備生產力工具三：Pomofocus
- 必備生產力工具四：Todoist
- 必備生產力工具五：Zoom
- 必備生產力工具六：Forest
- 必備生產力工具七：YourHour
- 必備生產力工具八：Canva
- 必備生產力工具九：Grammarly
- 必備生產力工具十：When2meet
必備生產力工具一：Notion
Notion 是一款功能強大且高度靈活的筆記軟體，自 2016 年推出以來，已在全球累積超過 2000 萬名用戶。除了基本的文本編輯、插入圖片與音檔等記錄功能外，Notion 還具備強大的專案管理功能，讓他成為許多團隊首選的協作工具，成員們可以輕鬆進行資料與文件共享，提高資訊流通的透明度，同時更利於追蹤個人與團隊的工作進度，確保目標能夠高效達成。
Notion 特色功能：筆記、資料庫、專案管理、Notion AI
- 資料庫功能：
- Filter 篩選：如果想要讓版面層次更一目瞭然，你可以在看板上增加 filter，用設定條件的方式篩選該頁面會呈現的資訊。
- 專案管理功能:
- 進度追蹤：團隊可使用標籤或甘特圖追蹤進度，同時在日曆上設置截止日期與提醒。
- Notion Calendar：推薦大家下載 Notion Calendar，透過在後台開啟這個軟體，讓待辦事項顯示在電腦桌面，能夠有效提升專注力與完成效率。
- Notion AI 功能：Notion AI 就像是你的智慧編輯小助理，他可以幫你整理重點、增減段落篇幅和優化寫作等，還能完成如翻譯、取代或內容生成等任務，大幅提升工作效率。
Notion 費用：
- 免費版：適合大多數人管理個人專案用（$0）
- 教育版：任何有 .edu 或 .ac 的信箱就可以註冊使用，教育方案享有無限雲端空間（$0）
- Plus 版：適合需要協作的小型團隊或專業人士使用（US$15/月）
Notion 下載連結：
➤ 延伸閱讀：數位人才必備筆記軟體 —— Evernote Vs. Notion 優缺點大解析
必備生產力工具二：TimeTree
除了 Google Calendar 以外，小編要推薦一個簡單好用且介面簡潔的軟體——TimeTree，這款 APP 以共享行事曆為核心功能，非常適合家人、好友或情侶共同管理行程。你可以同時建立多個行事曆，和不同人分享和規劃行程，也可以及時通知他人行程的變動，或是和同行者討論行程細節與內容。
TimeTree 特色功能：共享行事曆、即時通知、標籤管理
- 支援繁體中文介面
- 顏色標籤分類功能：我們可以使用不同顏色的標籤來分類行程，比如私人行程和家庭活動、出差等性質相異的活動，就可以利用標籤加以區分，TimeTree 會生成時間花費的圓餅圖，每個月結束時可以檢視本月的時間流向，看看有沒有需要調整的地方。
- 預留尚未決定時間的項目：如果某項活動還沒決定時間，你可以用「以未定日期狀態保留預定項目」這項功能，把行程先加入日曆，同時也提醒所有參與者有這項待定活動的存在。
TimeTree 費用：
- 免費版（$0）
- 訂閱版（$60TWD/月）
TimeTree 下載連結：
必備生產力工具三：Pomofocus
對於追求工作效率的上班族而言，番茄鐘工作法（Pomodoro Techniche）肯定不是新名詞。番茄鐘工作法將工作時間分為 25 分鐘工作 + 5 分鐘休息的循環，每個人可以再依照個人需求微調工作與休息時長。Pomofocus 就是一個基於番茄鐘工作法運作的數位工具，它的介面非常簡單易操作，用戶可以自行設定工作與休息時長，它的工作介面是紅色的，工作時間結束後會自動切換成藍綠色的休息模式。
Pomofocus 特色功能：免註冊、番茄鐘工作法、提醒鈴聲、專注
- 免註冊：這對於懶得花時間註冊、驗證的懶人同胞們是一大福音，只要進入 Pomofocus 的介面就可以直接開始使用喔～
- 專注時長統計：如果使用時有登入的話，Pomofocus 會根據你的番茄鐘數量生成報告，統計你在一週、一個月或是一年內的專注時長，並且提供你目前的專注時數排名。
- 自訂任務清單：你可以為一段工作時間匹配對應要完成的任務，比如說這個任務需要用三個番茄鐘的時間來完成，你就可以在三個連續的工作時間段中加入這項任務。
Pomofocus 費用：
- 免費版（$0）
- 付費版（US$3/月）
Pomofocus 下載連結：
➤ 延伸閱讀：在家工作難以專注？5 個好用的工作用白噪音網站，提高你的工作效率！
必備生產力工具四：Todoist
Todoist 可謂是全球最受歡迎的任務管理工具之一，除了擁有超過三千萬名用戶外，也被 The Verge 評為「當前最佳任務清單」。Todoist 的操作介面非常簡潔直觀，而且它的功能簡單易上手，讓用戶可以隨時追蹤不同專案的執行狀況。除此之外，Todoist 還支援協作功能，能夠及時共享任務進度給其他團隊成員或家人，是個非常適合用來管理日常生活與工作的應用程式，有效助於提升時間運用效率。
Todoist 特色功能：無廣告、代辦事項、任務優先級、豐富模板
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介面乾淨，代辦事項一目瞭然：介面簡潔是 Todoist 深受廣大用戶喜愛的一大原因，創建自己的帳戶後，你就可以在空白的主頁上開始建立代辦事項，側邊欄則提供了收件箱、預覽任務等功能。最重要的是，介面沒有廣告！
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為任務設定優先順序：新增任務時，，你可以用內建的「優先級」功能為你的 To-do list 排序。Todoist 提供了四種優先序，最重要且最緊急的是紅色的旗幟，還有橙色、藍色和白色的等級可以選擇，這樣一來，你在預覽任務時，不同顏色的標示就可以讓你更清楚代辦事項的輕重緩急。
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為週期性重複的任務設置頻率：當用戶輸入像是「每天運動三十分鐘」這樣的任務時，系統就會自動偵測這個任務的重複頻率，加入每天的任務清單中，省去了重複輸入的麻煩。
- 豐富的模板選擇：不論你使用 Todoist 的目標是想管理工作、學習還是個人生活，Todoist 都提供了豐富多樣的模板，讓用戶可以根據自己的需求，選擇對應功能的模板來使用，省去了自己摸索與設計模板的時間。
Todoist 費用：
- 免費版（$0）
- 專業版（$4/月或 $48/年）
- 商務版（$6/月或 $72/年）
Todoist 下載連結：
必備生產力工具五：Zoom
疫情過後，遠距的工作模式已成為許多人的日常，線上會議軟體的使用對多數人而言也不陌生，而 Zoom 就是其中一個熱門選項，讓團隊可用於線上會議、遠距教學，或是線上講座與工作坊。除了作為即時通訊使用，Zoom 也提供了許多協作功能，讓資訊能夠更加透明化，同時提升團隊的工作效率。
Zoom 特色功能：遠端辦公、線上會議、分組討論、白板、錄製會議
- 分組討論：這個功能讓主持人可以將與會者隨機分組，還能設定討論時長的限制，時間結束後自動將所有人導流回主會議中。
- 白板：實體會議或是討論時，會議室中常有一面白板用以進行腦力激盪，Zoom 也在提供用戶在會議中開啟虛擬白板，讓線上會議時也能夠和其他人即時分享靈感與想法。除此之外，白板上還可以自由新增便利貼、繪圖工具和評論等，有效提高協作效率。
- 錄製會議：如果想要錄製會議過程，會議主持人可以按下會議右下角的「錄製」鍵，就可以開始錄製會議內容，免費版本可以錄製 40 分鐘，如果需要時長更久的版本，就需要額外付費購買。
Zoom 費用：
- 免費版（$0）
- Pro 版（$13.33/月/使用者，年度結算）
- 商業版（$18.32/月/使用者，年度結算）
Zoom 下載連結：
➤ 延伸閱讀：Y 社遠端軟體使用心得大公開，你用過這些遠端協作工具了嗎：Gather Town, Discord...
必備生產力工具六：Forest 專注森林
提高生產力的關鍵在於專注力的培養，尤其是在 3C 唾手可得的年代，手機通知常成為我們分心的主因。由台灣團隊開發的 Forest 專注森林，正是一個以「番茄鐘工作法」為基礎的專注利管理APP，它在全球擁有超過六百萬的付費用戶，廣受全世界使用者的青睞。Forest 的使用方式很簡單，當你要開始一個任務或工作時，打開 APP 並設定想要專注的時長，按下開始後系統就會幫你種下一棵樹苗，這段時間就不能用手機做其他事，否則你的樹苗就會枯萎。如果你在設定的時間內成功達標，你就會得到一顆大樹作為獎勵。
Forest 專注森林特色功能：專注力、種樹、番茄鐘、戒手機成癮
- 金幣獎勵機制＆商店：完成一次專注的時間後，你不但可以在介面上看到自己種下的樹，還會獲得不同數量的金幣。Forest APP 中還有商店的設計，你可以用金幣購買想種的樹苗或白噪音，讓你在專注工作的同時，也能有環境音的陪伴。
- 查看專注時長：你可以在選單中查看自己在特定時間內專注了多久，介面中也會呈現你在這個時間區段種下的樹，這個功能可以幫你追蹤自己的專注情況。
- 跟種樹組織 Trees for the Future 合作：覺得只在手機上種樹不過癮？Forest 也和種樹組織 Trees for the Future 合作，讓付費版用戶種下一顆虛擬樹苗的同時，也能在非洲種下一顆真正的樹，至今為止已經在非洲各地種下超過 300 萬棵樹木。
Forest 專注森林費用：
- 免費版（$0）
- Plus（$180/月訂閱或$1099/年訂閱）
Forest 專注森林下載連結：
必備生產力工具七：YourHour
如果種樹仍然無法成功讓你專心的話，小編加碼推薦另外一個好用的手機螢幕時間管理工具——YourHour。儘管這個程式不如 Forest 專注森林這麼為人熟知，但你可以將 YourHour 想像成是加強版的特效藥，透過更積極的手段幫助用戶脫離手機成癮，找回專注工作的能力。
YourHour 特色功能：戒手機成癮、螢幕時間管理
- 用儀表板（Dashboard）呈現使用時長：當用戶點開 APP 時，介面正中間會以 Dashboard 呈現統計數據，儀表板下方則會顯示最常造訪和使用時間最長的應用程式。
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自訂使用限制：使用者可以根據自己的習慣，設定適合每個 APP 的使用限制，當使用時間到了後，YourHour 就會自動將這個程式「block」起來，用戶就只能被迫中斷使用。
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Challenge Yourself：如果你想讓自己大幅減少某個 APP 的使用，推薦你使用「Challenges」功能，挑戰內容像是一天只能用這個 APP 十五分鐘，或是八個小時內不打開這個 APP 等。
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Floating timer：使用某個 APP 時，你會在螢幕上看到一個綠色的浮動計時器，計算你在這個程式花費的螢幕時間，一旦超過使用限制，計時器就會變成紅色，提醒你不要再使用這個 APP了。
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使用報表：YourHour 會以週、月為單位生成你的螢幕使用報表，視覺化呈現使用狀況，讓用戶更清楚如何改善自己的數位生活。
YourHour 費用：
- 免費版（$0）
- 無廣告版（$99）
- Lite：無廣告&提供每週及每月報表（$125）
- Pro版：無廣告&額外功能（$125）
YourHour 下載連結：
必備生產力工具八：Canva
相信對許多大學生或零經驗的設計小白而言，Canva 是製作小組報告、貼文插圖或海報等設計時的一大救星。這款工具提供大量的模板、設計元素、圖片和字體，使用者可以依照不同的需求，尋找適合自己設計的模板，再做客製化調整，不但省去了從頭發想與設計的苦惱，還可以毫不費力的讓作品看起來專業十足。
Canva 特色功能：設計入門、海量模板、團隊協作
- 豐富模板與設計元素：使用者可以輸入像是「課堂報告」、「簡約」等關鍵字，系統就會依據這些關鍵字，推薦符合需求的模板給使用者。如果你想在作品加入像是箭頭、方框或打勾等元素，素材庫中也有豐富的圖像可以選擇。不過有些元素僅限付費用戶才能使用！
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適用於多平台&多種格式匯出：不只是最常見的簡報，你還可以使用 Canva 來製作臉書、IG 的貼文和限時動態，或是設計各式海報文宣，個人履歷或是備審資料當然也不在話下。如果要匯出做其他用途的話，Canva 也提供多種輸出格式，包含像 GIF 和 MP4 等。
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團隊協作：Canva 也支援團隊的協作功能，只要取得作品的編輯連結與權限，就能讓其他團隊成員共同編輯，還能加上評論等。
Canva 費用：
- 免費版（$0）
- Canva Pro（US$120/年）
- Canva 團隊版（US$100/年/每人）
Canva 下載連結：
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必備生產力工具九：Grammarly
對於常需要使用英文寫作的人來說，Grammarly 就是一個能快速提升效率的實用工具。Grammarly 是一個基於 AI 的英文寫作輔助工具，只要使用者上傳一段英文，系統會先根據你使用的詞彙、文句通順度和語法等項目評分，並且針對可以優化的語句和詞彙給予即時性的建議，能夠快速有效的提升寫作的流暢度與準確性。
Grammarly 特色功能：文法檢查、AI寫作輔助、抄襲檢測
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即時性的反饋：除了簡單易懂的操作介面外，Grammarly 可以給予使用者即時的反饋，使用者就可以依據系統提供的建議，進行立即性的修改，也能更直接的了解自己有哪裡可以再加強。
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語氣與風格調整：另外，Grammarly 還能依據寫作者的情境，提供不同的風格和語氣建議，讓不論是學生、內容創作者或是一般上班族都能獲得符合需求的建議。
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個性化的寫作報告：如果是付費版的用戶，Grammarly 還會定期幫你製作客製化的寫作報告，統整你的寫作趨勢與可改進領域。
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抄襲檢測：如果是要求嚴謹的學術英文，付費版用戶還可以使用抄襲檢測的功能，檢測文章內容是否跟網路上的其他文章、論文太過相似，避免抄襲的嫌疑。
Grammarly 費用：
- 免費版（$0）
- Pro 版（US$12/月）
Grammarly 下載連結：
必備生產力工具十：When2meet
都 2025 了，不要再用投票統計開會時間了！最後一個必備生產力工具 When2meet，就是為了更快速即時的產出會議時間而生，他是一款免費的線上行程協調工具，系統會以深淺色呈現特定時間段的人數多寡，越深色代表可以的人越多，幫助團隊更快速決定日期與時段。跟如 Google Calendar、Doodle 等工具相比，When2meet 的介面最為簡單易操作，也更適合作為臨時活動、社交聚會或其他團體活動使用。
When2meet 特色功能：免註冊、完全免費、線上行程協調工具
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不用註冊登入：點擊進入調查頁面後，只需要輸入你的名字，就可以開始標記自己可用的時間，節省註冊、填寫資訊等額外步驟的麻煩。
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深淺色視覺化呈現時間：系統會用由淺到深的顏色區分可用時間，越淺表示該時段可以的人數越少，越深代表該時段可配合的人數越多，方便 leader 快速判斷何時是適合聚會的時間。
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自訂時區與時間段：除此之外，When2meet 還支援不同時區的功能，方便跨國團隊使用。
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完全免費：When2meet 沒有高級版的限制，也就沒有為免費版用戶設下任何需要付費解鎖的服務！
介紹了這麼多好用又好上手的生產力工具，剛開工的你是否躍躍欲試呢？想在新的一年提升自己的工作效能，增進團隊的溝通與協作效率，一定要找出最適合你們的工具，才能更加事半功倍！
