專案管理是一項非常複雜、艱難的任務，往往需要耗費 PM 大量的心神。不過，AI 工具的存在讓這些麻煩都將不復存在！本篇文章將來介紹 9 種好用的專案管理工具，可以在專案管理五大階段中使用。一起來認識這些工具，提升你在 AI 時代的職能吧！
本文目錄：
- PM 必備的 AI 工具箱：9 款專案管理工具
- 一、專案起始階段：ChatGPT、Perplexity 搜集資料、腦力激盪
- 二、專案規劃階段：Heuristica 畫心智圖、Relume 畫 wireframe
- 三、專案執行階段：Otter.ai 做會議記錄、Notion AI 寫產品文件
- 四、專案控管階段：兩款 AI 做進階數據分析、測試回饋整理
- 五、專案結案階段：結案報告做不完？Gamma 一分鐘搞定
PM 必備的 AI 工具箱：9 款專案管理工具
在開始深入了解各個開發階段前，讓我們先認識這些強大的 AI 工具：
- ChatGPT｜全能型 AI 助手，協助文案撰寫、資料分析和策略討論
- Perplexity｜即時市場研究和趨勢分析工具
- Heuristica｜知識視覺化和心智圖製作工具
- Relume｜自動生成網站 wireframe 的設計工具
- Otter.ai｜會議記錄和語音轉文字工具
- Notion AI｜自動生成 PRD、工作內容的協作平台
- Amplitude AI｜用戶行為分析和數據洞察平台
- Readwise Reader｜智能閱讀和內容整理助手
- Gamma｜全自動 AI 簡報工具
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以下會用「專案管理/產品開發五階段」的概念來介紹這些工具的使用方式、使用時機，以「開發一款企業用的內部協作平臺／溝通工具」為例說明：
一、專案起始階段：ChatGPT、Perplexity 搜集資料、腦力激盪
起始階段是專案的開端，主要工作是確認專案的價值與可行性，並與利害關係人 (stakeholders) 對目標和範疇達成共識。 0 到 1 的產品發想是非常困難的，這時可以借用 AI 的協助來廣泛汲取資訊：
ChatGPT：建立產品架構、腦力激盪
ChatGPT 的實力應該無須贅述。憑藉著極大的語言模型、資料庫，ChatGPT 可以在極短的時間內依照需求生成出符合要求的回覆；非常適合使用在產品構思初步成形、尚未成形的時期，提供腦力激盪或簡單的架構。
- 分析企業最常遇到的協作痛點
- 提出 3-5 個必要的核心功能
- 建議產品的差異化策略
Perplexity：蒐集資料、追本溯源
比起單純的生成式 AI， 更像一款先進的 AI 搜尋引擎。Perplexity 最大的特色在於每個回答都附有可追溯的資料來源，讓使用者能輕鬆核實資訊的準確性，或是從這些資訊來源做延伸閱讀。
此外，相對於其他 AI 無法針對一年內的資訊回答，Perplexity 不需付費即可得到網路上的最新資訊
- 市場分析：enterprise collaboration platform market size 2025、collaboration tools adoption trends
- 競品研究：分析主要競品的定價策略、研究用戶評價和痛點、整理功能差異比較
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二、專案規劃階段：Heuristica 畫心智圖、Relume 畫 wireframe
規劃階段專注於制定詳細的行動方案，包括明確專案範疇、排定進度、分配資源以及預算控管。此階段的核心是確保專案有一個可執行的藍圖，並做好風險預防與應對的準備。
Heuristica：AI 讓產品想法無限延伸
Heuristica 是一款 AI 輔助的心智圖工具。它的主要用意並不只是將想法視覺化、流程化而已，而是讓 AI 幫你延伸你的想法，達到「知識探索」的目的。在規劃階段搭配 Heuristica，團隊可以將產品的構思觸及到不同面向。
1. 輸入「企業內部協作平臺／溝通工具」為起始關鍵字
2. 向下延伸新的節點，如：優缺點、起源、比喻、案例、相關
Relume：自動生成 sitemap、wireframe
Relume 是一款類似 Figma 的 AI wireframe 設計工具，最大的特色是可以使用簡單的指令 (prompt) 來讓 AI 協助生成網站的流程架構圖，不需要人工慢慢一條一條拉。
1. 輸入起始指令：「XX 是一款企業用的內部協作平臺／溝通工具，有 A 功能⋯⋯」
2. 系統生成 sitemap 後，依照需求在各個頁面點擊「generate」，由 AI 生成更多網站的內容
3.可以隨時在 sitemap 和 wireframe 自由切換
4. 完成後可以輸出至 Figma
三、專案執行階段：Otter.ai 做會議記錄、Notion AI 寫產品文件
執行階段是將計劃付諸實現的過程，專案團隊按照計劃完成任務並交付成果。這個階段的重點是有效協調資源、處理挑戰並確保專案能穩定推進；要達到這些目標，可以應用這兩項 AI 工具的協助
Otter.ai：自動記錄會議逐字稿、整理重點
在產品開發的過程中，開發團隊需要頻繁地開會，以確保各項工作的進度有同步。Otter.ai 這款會議記錄軟體可以提供精準的語音辨識、生成文字稿，讓與會者不需要分心打字紀錄，解放雙手、專心討論；此外，Otter.ai 還可以依據開會內容，自動協助整理會議重點、代辦事項等
1. 在 Otter.ai 中開會，過程中可以點擊 transcript，閱讀即時生成的逐字稿，避免漏掉重要的討論內容
2. 點擊 summary，系統會即時協助整理會議重點、待辦事項
Notion AI：AI 生成 PRD（產品需求文件）
Notion 不僅是學生愛用的筆記軟體，用來專案管理也非常適合。除了有簡單易懂的協作介面，Notion 推出的內建生成式 AI 也可以用來生成 PRD（產品需求文件）、自動填入內容等。
1. 規劃好專案管理的 dashboard 後，在個別任務項的說明欄位選擇 Autofill，AI 會自動根據前後文完成內容
2. 要撰寫 PRD 的話，可以全選對應的討論內容、搜集的資料，用指令請 AI 生成一份 PRD；建議可以提示需要哪些內容，如競品分析、風險規劃等。
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四、專案控管階段：兩款 AI 做進階數據分析、測試回饋整理
控管階段的目的是持續追蹤專案進度，確保各項工作符合計劃和品質標準。同時也會檢查成本與範疇，並在出現偏差時採取必要的矯正措施。要及時得到有用、可辨認的資訊，這兩項工具可以派上用場：
Amplitude AI：後台數據進階分析
Amplitude AI 是一個進階的產品分析平台，專門協助產品經理追蹤和分析用戶行為數據。它的核心價值在於能將複雜的用戶行為轉化為可理解的見解，並提供 AI 驅動的預測分析，幫助產品團隊做出更明智的決策。
1. 先定義關鍵事件（如：註冊、功能使用、訂閱）、建立用戶屬性分類、漏斗轉換流程
2. 設置追蹤指標後，可以自由根據需求調閱想得知的資訊
Readwise：AI 分析管理用戶測試反饋
Readwise 是一個閱讀和知識管理平台，能幫助產品經理有效管理大量的用戶反饋、市場研究和產品文獻。它的特點是能自動整合多個來源的內容，並通過 AI 分析提供結構化的見解。
1. 設置來源連接（如：App Store 評論、社群平台）、導入文件和文章；匯入後進行初步的整理
2. 資料整理完成後，可以關鍵字標記、重點段落摘錄、自動總結等功能做後續的檢討
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五、專案結案階段：結案報告做不完？Gamma 一分鐘搞定
結案是專案管理最痛苦的一環，因為有約半年份的資料需要一次整理完成。這時可以利用 Gamma 的服務，來降低簡報製作的壓力：
Gamma：全自動簡報生成工具
Gamma 可以在 AI 的輔助下自動生成簡報。雖然無法像 Canva 那樣精美，不過整體介面非常直覺好用，製作出來的簡報成品也算好看，非常適合需要大量製作結案報告的場合。
1. 匯入文件（PRD、開發規劃、使用文件、數據報告）
2. 選擇頁數與風格後，由 AI 自動生成
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