遠距辦公有哪些需要留意的事項？家裡變成辦公室後，從個人心態、團隊協作、乃至整間公司慣有的流程，有哪些可能需要注意與調整的地方？
事實上，其他國家對於 Work From Home 早有充分心得。本篇專欄由網頁開發雜記整理翻譯，結合 COVID-19 影響初期，Yourator 團隊嘗試遠距上班的心得，由個人、團隊到公司分為三個層次，帶領各位由自身開始，一步步調整自己的工作狀態 。如果你的團隊也開始嘗試 "WFH" ，希望這篇文章能幫你找到遠距辦公的狀態，最佳化遠距團隊協作時的工作流。
本文目錄：
遠距工作個人面：維持既有習慣，設立上下班分界
固定你的行程
遠端不應該與進辦公室有太大差異，因此培養自己在辦公時間就要工作的習慣很重要。也就是說應該維持一樣的作息，只是少了通勤的部分，這樣可以讓自己的身體更快進入工作狀態。如果你習慣進辦公室前買早餐、進辦公室後先泡杯咖啡跟同事聊個天，那麼沒什麼理由遠端時不能這麼做。甚至如果有幫助的話，穿得像上班一樣也是個選擇。
當然一定會有一些改變，而重點是在於維持一個固定的作息，讓大腦自動進入工作狀態，而不用耗費多餘力氣把專注力找回來。
設立工作專屬區域
我們都知道在辦公室就應該工作，同樣的遠端時也該設立一個『工作區域』，讓自己也讓其他人了解，當你進入這個區域時就是工作狀態。工作區域不一定要與其他地方隔離，也不一定要有什麼特定設備，只要大家知道是那個區域就好。
不要因為在家中就以為可以同時兼顧家庭與工作，專注很重要，一次把一件事情做完。需要顧家庭就顧家庭，要工作就專心工作。想同時處理是不實際且沒有效率的做法。
定期休息、運動
記得休息與放鬆，無論是原本進辦公室時的通勤、或是午休、午茶時間，遠端時仍然可以依照自己需要維持。記得保持自己的步調，設定好休息與放鬆的時間。或是也可以參考番茄法 Pomodoro。
也許無法上健身房，但在家動一動，看看網路上的運動影片照著操作，仍然是不錯的活動。
面對被孤立狀態
主動關心你的同事們。就算內向者也不一定能習慣長時間遠端工作，你可以主動地與他人透過通訊軟體聯繫，或是合適距離的面對面交流。
其他面對孤立時的方式包含了：寵物、工作時的背景音訊、在有人（但距離安全）的地方工作。
明確上下班界線
設立界線代表知道該何時上工，也代表應該知道該何時下班。下班就是下班了，是時候把焦點放在你的家庭、你自己、你的寵物身上。如果有好好的固定作息，做到這點應該不會太困難。
工作設備
- 確認遠端工作場合的網路穩定性
- 確認遠端工作場合舒適，且不會阻礙自己的工作
- 確認電腦設備
- 關於遠端工作的設備與工具，請看：打造「居家辦公室」必備的軟體與工具
遠距工作團隊面：建立協作機制、維繫連結與信任關係
資訊透明化＆任務優先順序
遠端時考驗的是資訊的透明化，例如 Milestone、年度目標等。個人層面包含各成員的工作進度、Sprint 任務，最好也都有團隊可以公開查看的地方。Trello, Jira, Notion 等工具會是團隊的好幫手。
任務的交辦、完成條件、deadline 等也該練習寫清楚。確認每個事項都要有負責人，如有需要調整順序時則須提出讓團隊協調。
協作工具
研究資訊該如何分享，並整理出資訊分享守則。例如：外訪是否可以改成使用 Slack, Skype, Zoom, Whatsapp, Email 等通訊軟體溝通。通訊軟體使用上也需要注意：如何確認對方有接收到訊息？重要資訊可以整理在 Notion, Google 文件等共用知識庫，並確認有人負責維護、整個知識庫是易於存取的。
使用工具時，協作能力是很重要的考量點，協作需求（aka 會議、討論）包含了視訊、白板、投票等。會議、討論不一定要同步，也可以錄製、記錄下來供他人使用。
遠端會議
遠端時請確認大家都收得到會議通知，並且（自動或非自動地）在會議前提醒成員。
建立團隊凝聚力
視訊會議可以看到彼此的肢體語言、非語言資訊，讓遠端成員們有更好的連結，同時避免開會時分心。鼓勵大家分享遠端時的生活，無論內外向，互相關心是我們都需要的。
互相稱讚鼓勵，給予彼此動力與目標去執行任務。比較熟悉遠端的人可以分享一些遠端的眉角，幫助那些不熟悉的人進入狀況，尤其是個人時間分配以及專注力這塊。
Scrum 的每日例會、Planning 也很適合遠端，可以讓我們隨時知道什麼時候該做什麼，同時跟其他人更新進度。
信任
變動的同時也是建立信任的好時機，我們應該關注在產出、需要被認可的地方以及彼此遇到的障礙。
變動同時也是需要時間的，如果你已經熟練遠端工作，不要武斷地認為其他人也與你一樣熟悉，大家都需要學習。遠端同時也會產生許多非同步的溝通，這是練習的好時機，練習如何把訊息交代出去、暫停手上的事項，找出下一個該做的，然後等到對方回應的時候該如何轉回一開始正在做的。
簡而言之，相信其他成員們都會為自己的行為負責，然後專注在自己的行為上。
➤你可能也會好奇：
遠距工作公司面：確認權限設備，持續反思進步
Hope is not a strategy
重新思考哪些工作／任務是真的需要在辦公室內才能進行
傳統上認為不能遠端的工作也許不一定如我們所想。重新思考需要在辦公室進行的必要性，把這些事項盡量減少。盤點那些真的需要進辦公室處理的事項，並且規劃時程。
資訊設備軟硬體的使用
如果有用到資訊設備例如視訊會議軟體或協作軟體，請提前練習如何使用，避免最後一分鐘才發現問題。
清楚列出可以／不可以帶回家使用的辦公室設備，自己的電腦／手機等則需要考慮資料安全性問題。
通訊協定
包含了所有成員的聯絡方式（最好是公開且公司成員都有辦法存取的）、與客戶的聯絡及回應方式、以及內部的溝通協調方式。
量測結果並持續改進
情況劇烈改變時需要不斷的量測狀態並調整。哪一天疫情過去後也許我們可以回顧並且思考哪些措施可以繼續實行，哪些不適合，哪些只適合在緊急狀態時使用。
參考資料：
- 工程師學外語
- 打造遠端工作團隊的三大要素
- Prepare Your Team to Work from Home
- How to Work From Home, if You’ve Never Done It Before
- What’s Your Company’s Emergency Remote-Work Plan?
- 愛卡拉防疫計畫
（原文：為遠端工作做準備 — 從個人、團隊到公司 by Fin Chen）
