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亞洲領先設計商品購物網站 Pinkoi 成立 8 年以來，在今年的 5/22 舉辦了第一場 Open House 活動，短短不到一週的宣傳期內，就有超過 200 位報名者！
這次採訪到 Pinkoi 首場 Open House 的幕後推手—— 在 Pinkoi 擔任 HR Specialist 的 Lauren ，看看這次的 Open House 活動是如何在短時間內籌劃完成，並且成功吸引比預期還多 2 倍以上的的報名者。
Pinkoi Open House 活動當天盛況
讓人最好奇的是， Pinkoi 創立這麼長的時間以來，為什麼之前都沒有舉辦過 Open House 相關的活動呢？ Lauren 表示：「因為之前沒有可以容納的下超過 50 人的場地，另外借場地的話又和『 Open House 』這個活動主軸不夠契合。終於，『品品學堂』在今年 2 月落成，讓我們有足夠的空間舉辦超過 50 人的活動，加大『和不同領域、更多人才交流』這個想法的實踐可能。」
這次的 Open House 籌備期間只有一週，在前置的宣傳上 Pinkoi 決定和 Yourator 新創職涯平台合作，希望能吸引到重視公司文化的人才。
活動新手辦活動：運用線上工具，第一次辦活動就上手
不過因為活動空間有限，所以 Pinkoi 在最一開始就向報名者說明這次的活動會有「篩選機制」。 Lauren說：「這次的活動使用 Teamdoor 設計報名表，因為我們希望能回覆每一位報名者——無論他最後有沒有被選上。Pinkoi HR 團隊能在 Teamdoor 的後台對報名者做『分類』，方便我們寄送相關的信件給相應的報名者。」
這次 Pinkoi Open House 的幕後推手 HR Specialist Lauren
而在活動內容規劃方面， Lauren 提到這次 Pinkoi Open House 特別邀請到 Pinkoi 核心團隊職位的「隊友」，幾乎每個職務類別都有一位代表參加，也特地保留了完整的時間，讓參加者可以和這些 Pinkoi 的團隊成員分組近距離互動。
第一次辦活動的新手愛注意：事後如何追蹤活動成效？
第一次的 Open House 只花一星期籌備，好奇 Pinkoi 之前有辦過人才交流相關活動的經驗嗎？ Lauren 表示：「我們之前都是參加第三方主辦的徵才活動，例如就業博覽會、校園徵才，擺攤的形式或是校園演講居多，也接受過企業參訪。」
在這類徵才活動中，主要的進行方式是向造訪攤位的人才介紹他們有興趣的職務，在活動過後通常都會有積極的求職者主動透過電子郵件寄送自己的履歷到 HR 的信箱， Pinkoi HR 團隊再一封封查看、篩選。
在這樣的狀況下，如果要評估活動成效如何，需要向主辦方詢問，而投遞數量則要從 email 中手動撈出求職者的履歷來計算。
Pinkoi 辦公室一隅
這次 Pinkoi Open House 的活動雖然報名人數破 200 人，原先以為在「篩選」上應該會花非常多時間，光是要怎麼呈現每個人的報名表讓整個 HR 團隊能一起討論就是個大問題。
Lauren 解釋道：「正因為需要做『篩選』，所以我們在一開始就透過 Teamdoor 建置報名表，當報名者填完我們設計的報名表後，他的資料就會以『卡片』的形式呈現在企業後台內，只要用拖曳的方式就可以完成篩選，滿直覺的。」
在 Teamdoor 上可以以拖曳卡片方式篩選報名者（此為示意圖）
這次雖然也有透過第三方（ Yourator ）來宣傳活動， 但 Teamdoor 後台的「縮網址」功能讓 Pinkoi HR 團隊能即時追蹤成效：「所以就算是透過第三方宣傳，也可以看到不同管道進來的瀏覽數、報名人數有多少。」
Lauren 認為這次使用 Teamdoor 最印象深刻的是數據視覺化的呈現：「我進後台就可以直接看到各個渠道的成效，而且是用『圖表』呈現，像是分析圖、漏斗圖，節省了我很多整理資料的時間，不然以前只能土法煉鋼的進每個渠道的平台後台撈取資料，這些圖表也可以放在團隊內部的溝通報告裡。」
Teamdoor 後台提供漏斗圖、圓餅圖，將資料視覺化呈現，方便追蹤成效（此圖為示意圖）
除了這次 Pinkoi Open House 的活動使用到的報名表建置、報名者（應徵者）的分類， Teamdoor 其實還有很多針對企業招募流程管理的功能，主要希望能協助 HR 免除一些太過瑣碎的整理手續，專注在幫企業找到合適人才上。
Lauren 在看過 Teamdoor 後台其他功能後表示：「我過往比較少接觸到針對『徵才』數據化追蹤和招募成效評估的徵才工具，在 Teamdoor 上可以看到『透明化、數據化』的徵才流程，或許對人資而言， 是可以從中看到自己在每一個徵才流程的努力，而「評論」功能看起來可提高團隊對於招募流程的參與度，以及資訊即時性。」
「評論」功能是能讓 Hiring team 的主管直接進到 Teamdoor 後台，針對相關應徵職缺的應徵者履歷或面試過的求職者寫上「評論」，方便 Hiring team 看履歷、面試時可以做紀錄， 也能及時向人資團隊傳達自己的意見。
這次的幕後直擊著重在 Pinkoi 如何活用線上工具有效規劃 Open House 活動，如果想知道更多 Pinkoi Open House 當天的盛況，這邊有當天活動紀實：https://www.yourator.co/articles/104。
目前現在 Pinkoi 也正在熱烈招募中，馬上來投遞！
