智能費用管理 3.0 | COMMEET 幫助企業數位轉型、變革管理

每個公司都需要費用管理，因為有營運就有費用的產生，若還仰賴人工管理費用，不僅成本高昂、容易出錯、反應速度也較慢，導致策略常常跟不上瞬息萬變的市場。今天就來介紹現代企業的費用管理模式，已經從 1.0 版本晉升到智能費用管理 3.0 了，讓企業透過科技更聰明地進行管理！

文章目錄
● 營運的關鍵，管理方式高成本、高錯誤率
● 費用管理 1.0 | 紙本人工報銷，數據難以追蹤
● 費用管理 2.0 | 利用 Excel、線上表單數位化
● 費用管理 3.0 | COMMEET＋數位企業卡全流程管控
● 管理企業的重要資產：財務與員工

營運的關鍵，管理方式高成本、高錯誤率

企業支出是營運重要的一部分，但許多公司的費用管理流程依然仰賴人工，不僅成本高、容易出錯且反應速度慢，讓內部缺乏對費用的洞察力。

國外已經在用科技改變費用管理流程，讓公司的策略可以跟著瞬息萬變的市場即時調整，這些企業的需求也造就矽谷獨角獸公司的誕生，如 Brex 和 Divvy，讓企業可以做到費用的全流程管理，可分為事前、事中與事後管控：

• 事前：財務預測與預算規劃
• 事中：支付、報帳、請款流程管理
• 事後：財務數據整理與分析，以便根據數據優化策略

下面會介紹費用管理從人力處理到報帳全自動化的 3 個階段，透過費用管理的事前、事中、事後了解現代企業管理流程的轉變。

費用管理 1.0 | 紙本人工報銷，數據難以追蹤

紙本人工管理公司費用是我們稱為「費用管理 1.0」，所有流程都人工手動完成，且大部分的費用是由員工先代墊，再填寫紙本資料並交由財務會計人工對帳，這種方式會造成高錯誤率，並且難以查找資料。這種方式的費用管理模式存在著以下問題：

事前：「經驗法則」估測預算

紙本報銷需要仰賴財務會計人工對帳，無法即時追蹤費用的使用情況，也很難利用大數據進行分析，年末規劃年度預算表時，多需靠著財會人員的經驗進行預測。（延伸閱讀：如何100%執行預算並結算ROI？數位工具讓2023年度計畫成真）

事中：填錯、漏填、各種錯誤

紙本報銷單要人工填寫，容易出現填錯、漏填、字寫得太醜讓財務看不懂等各種問題，這樣會導致錯誤率上升，中間來回溝通的時間也會被拖的很長。

事後：資料保存不便、難以查找

紙本報銷需要保存大量的紙質文件，這樣會占用大量的存儲空間，且資料查找困難，歷年資料都是一箱一箱的紙本，若想調閱過去的策展費用簡直就像大海撈針。
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費用管理 2.0 | 利用 Excel、線上表單數位化 （Photo Source：Shutterstock）

目前大部分的公司都在這階段，正在費用管理數位化的階段，除了紙本單據還會運用數位工具做儲存，但仍需要財務人員要手動匯入資料到系統，例如請員工填寫紙本報銷單，再將數據輸入至 Excel 或 ERP 系統。

事前：預算無法落實

財會人員根據歷年數據規劃預算，但受到內部與外部的因素導致預算無法落實，如：各部門與財務的想法未同步、上下目標不一致；市場、營運狀況的瞬息萬變等因素。（延伸閱讀：預算管理：強化企業預算管理制度，有效提升營運效率）

事中：報帳地點受限

市場變得國際化，員工的上班地點不再局限於辦公室，但報銷的作業卻要回到辦公室後才能完成，過程中可能會弄丟發票、浮報報帳金額潛在風險。

事後：費用資訊不及時

財務資訊並非及時，且資訊掌握在財務或專案的負責人手上，導致業務與財務的策略無法同步調整。

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費用管理 3.0 | COMMEET＋數位企業卡全流程管控

（Photo Source：COMMEET）

COMMEET 智能費用管理系統全方面管控費用流程，一個系統通通搞定事前、事中事後費用控管，再加上數位企業卡，限制並管控員工的支付行為，自動匯入系統，金額、店家、使用者等消費紀錄，通通公開透明。

事前：費用事先申請，預算精準掌握

不論是上對下的預算規劃，或是下對上提出預算申請，都能及時顯示在系統並統計，專案與部門的相關人員都可隨時查閱預算使用狀況。加上數位企業卡的功能，限制使用者、期限、金額與交易通路，確保支付行為跟著費用政策走。

事中：自動化報帳、簽核流程

將發票拍照、上傳，系統自動辨識消費資訊，並根據費用科目執行簽核流程，讓報帳、簽核不受地域限制，並降低人工填寫的錯誤率。

事後：一個畫面掌握所有費用狀況

自訂預算歸屬於部門或專案，預算花費情況一眼瞬間掌握，財務人員也能利用系統迅速找到資料，並根據實際狀況即時調整策略。

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管理企業的重要資產：財務與員工

企業的財務和員工是任何公司成功的兩個關鍵因素。利用數位工具做到財務分析、妥善分配，讓財務穩健、資金充足，員工可以全心全意投資在開發新產品、新市場，發展企業的更多空間和機會。

企業費用管理流程不斷在革新，從紙本、數位化、再到智能費用管理 3.0，每一次的轉變都是為了更好地管理，讓管理者更精確地掌握企業支出，歡迎 聯繫我們 了解 COMMEET 的更多應用，進而達成降低成本、提高效率的目的。

文／Ingrid Tang｜COMMEET編輯群