全球 65% 的失敗專案，計畫與管理技巧是成敗關鍵

一個專案要能成功，不只要天時地利人和，還需要一個詳盡的專案計畫書，明確分配所有人的工作細項並考慮到突發事件的變因，提升合作的效率並降低突發事件的發生。今天這篇文章就來介紹專案計畫書的 4 項撰寫要點與預算的 3 個規劃技巧，讓計畫順利成真！

文章目錄
● 專案管理大師的計畫書都這樣寫，細節決定成敗！
● 4 項要點打造一份成功的專案計畫書
● 規劃並執行專案預算的 3 個技巧
● 善用專案管理工具讓計畫落地

專案管理大師的計畫書都這樣寫，細節決定成敗！

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根據《哈佛商業評論》的一篇報導指出，目前全球只有 35% 的專案是成功的，而成敗的關鍵原因就在於專案管理技巧是否有與時俱新，下面就會針對專案的三大要素：「時間」、「範疇」與「成本」，介紹該如何打造成功的專案計畫。

4 項要點打造一份成功的專案計畫書

管理一個專案需要在時間、範疇與成本的三重限制下取的平衡，才能維持專案的品質，無論是專案企劃書或是計畫書，都該就這 3 個面向策劃專案。（延伸閱讀：Excel 公式、功能基礎教學#2｜三分鐘學會製作專案管理甘特圖（免費下載範本））

專案企劃書＆計畫書有什麼不同？

一個專案的文件可以分為企劃書（Proposal）與計畫書（Plan）：

• 企劃書的功用是「初步的提案」，概述專案的目的、執行方式並提交給主管，評估專案的可行性、預算規劃、可動用的資源等。
• 計畫書的則是用在「執行規劃」，定義專案的執行範圍與細部的工作規劃。

企劃書其實也能當計畫書使用，因為文件的重點在於內容而非名稱，內容不夠詳盡無論名字叫企劃書或計畫書都對執行人員沒有幫助。

有技巧地撰寫專案計畫書

一個成功的專案計畫書有這 4 點項目，有邏輯地呈現專案的範疇、時間與成本：

1. 目標與目的：
   目標指的是專案結束時要交付的成果，目的則是指專案成功時會帶來的影響，明確的目標與目的，才能讓執行人員清楚自己扮演的角色，範例如下：
   • 專案目標：研究客戶樣貌並紀錄 5 個客戶的痛點。
   • 專案目的：讓 PM 更了解客戶需求，規劃更明確的產品優化方向。
2. 工作目標與時間表：
   確定專案目標後，應該制定明確、可衡量、有時間限制的成功指標，寫出任務項目、進度排程、可交付的成果、每個階段的任務與里程碑，在結案後才可以回顧任務是否有達成。（免費下載：OKR 範例表格）
3. 工作分配表：
   明確列出每個參與專案的協作者角色，並分配每個任務的負責人，任每一個參與者都瞭解誰是主導者、決策者或執行者，有助於專案執行時的溝通。
4. 項目計劃細項：
   一個專案從開始到結案可能會花費數月的時間，完成上述三點大項目後，就該完善專案的細節，如將工作拆分成子項目、訂出開始與截止日，並指派任務的負責人與關係人等等。（免費下載：專案管理甘特圖）

計畫書的模板其實都大同小異，重點是填寫的內容要詳細又有邏輯，讓所有參與專案的人都清楚自己的任務與目標，好的開始就是成功的一半，一個好計畫就能讓專案的執行事半功倍。

規劃並執行專案預算的 3 個技巧

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在專案的生命週期中，除了要隨時追蹤掌控的人員與工作項目進度，「預算」的使用也要了然於心，根據 PMI 的調查中發現有 10% 的專案預算都是白白浪費掉的。

俗話說沒錢萬萬不能，若沒有好好掌控預算的花費，除了要承擔超支的後果，最糟糕的狀況是面臨專案終止的危機，所以下面就有 3 個規劃專案預算的技巧，幫助大家善用每一筆費用。

從成本估測專案預算

寫企劃書時要估算專案預計使用到的工具、硬件、軟體，統計這些成本的金額後，向上提交確認預算總金額，並在專案執行的過程中合理分配、持續追蹤，確保專案可以順利進行。（延伸閱讀：預算管理：強化企業預算管理制度，有效提升營運效率）

制定預算管理辦法

確認好預算計畫後，應該要妥善分配資源的支出項目與使用時間，在計畫書中寫下每個工作項目的成本與預算負責人，制定好費用政策，讓每筆支出都在專案關係人的核可下執行。（免費下載：零用金管理辦法範本）

預算執行與追蹤

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能確實執行的預算才是好預算，利用專案預算管理工具，詳實紀錄支出並實時更新，隨時比較「計畫」與「實際使用狀況」，確保專案能順利執行。使用 COMMEET 的好處就是能即時管理、查閱、追蹤專案預算，在實際使用狀況低於預算時智能提醒，幫助專案經理聰明地管理每一筆支出。

善用專案管理工具讓計畫落地

專案管理一個很重要的技巧就是「讓所有人達成共識」，確保所有的需求都有得到相關人士的認同，詳細記錄後傳達給所有參與者，現在有許多數位工具可以讓資訊更即時，並利用系統建立自動化的一套管理的流程，讓專案計畫可以確實地執行（延伸閱讀：【辦公軟體工具箱】專案管理工具&數位轉型小幫手：Trello、Jira、Xmind）

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文／Ingrid Tang｜COMMEET編輯群