採購流程 5 大步驟一次看！善用雲端工具加速作業效率

在多數企業裡，採購部門的成本佔總資金流的一大部分，若管理恰當，企業得以維持盈利，並降低不必要的支出。相反地，若沒有完善的採購流程，就可能會有超支等風險，這將為企業帶來許多負面影響。有鑑於此，採購流程 SOP 的重要性不容小覷，那麼採購過程中有哪些步驟呢？

文章目錄
● 年度計畫使用 5 步驟：財務預測、執行預算與 ROI 分析
● 3 種方法訂定營收目標＆編列預算
● COMMEET 落實預算執行，計算結案 ROI

採購在做什麼？只是花錢買東西而已嗎？

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採購是指企業為達到其商業目標，試圖在正確的時間以最低的價格，獲得正確數量、品質穩定的產品和服務之行為。最簡單的採購如同普通的購買行為，而複雜的採購則包括訊息收集，尋找合作廠商，商業談判和簽署合約等步驟。而採購週期則是指採購方從決定訂貨到出貨的週期時間。簡單來說，就是兩次採購間隔的天數。

採購流程 SOP 有哪些？原來這幾點特別重要！

採購流程是採購管理中最重要的一部分，特別是當企業規模愈大，採購金額愈多時，就該特別重視流程的設計。以下為大家整理出採購流程的 5 大步驟：

1.確認需求和制定採購計畫

在採購前要先確認需求，而需求可分為兩個面向，一種是根據各部門的具體需求，例如需要什麼、需要多少、何時需要等；另一種則是依據客戶的需求，針對產品所需的衍生物料進行集體採購。確認完需求後，就可以向採購部門提出、制定採購計畫。【免費下載】採購單／請購單範本

2.選擇供應商

制定採購計畫後，再依據需求的性質選擇適合的供應商。優良的供應商不僅能提供數量充足、價格合理以及品質穩定的物料，也應具有良好的售後服務，因此供應商的選擇對於成功的採購管理至關重要。企業能透過接洽、索取樣品和報價等行為進行評估，確認品質和價格符合需求。

3. 議價和簽約下單

根據採購週期與供應商進行議價，雙方達成共識後，即可簽訂正式合約。買賣雙方確認完銷售合約無誤後，就可以依照合約下訂。若沒有銷售合約，則需要擬定一份書面形式的採購訂單，即便在數位化的時代能透過電子郵件傳送，也需隨後補上書面訂單留存。（延伸閱讀：採購單請購單有什麼不同？如何使用這些表單提升企業資源規劃 ERP 管理效率）

4. 追蹤和驗收貨物

採購訂單發給供應商後，務必定期跟單催貨，這不僅能確保備貨進度符合合約所述，也有助提早發現貨物品質、運送等問題，儘早解決。然而收到貨物時，則要確認貨物是否完好無缺以及數量是否正確，若在驗收時發現到貨數量短缺，驗貨員則需提供報告給供應商。

5. 支付款項和檔案歸檔

驗收完貨物、確認沒問題後，依照合約交付款項，並於發票上詳實記錄相關資訊，以便後續核對帳款。此外，除了需要將書面檔案歸檔之外，也必須更新採購紀錄，當中包含採購訂單、合約、廠商資料等文件進行檔案留存，以作為下次採購的依據。

每個階段的作業程序可能因企業的性質不同而有所變動，但上述 5 點皆是採購過程中最基礎且重要的作業流程。做好採購管理，不僅能為後續的採購流程進行鋪路，找出促使流程困難的癥結點，也能進一步優化作業程序，降低時間和人力成本。

採購部門工作流程太繁複？善用數位工具簡化流程、避免超支

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近年來，愈來愈多企業開始採用電子化採購，透過使用 COMMEET 的數位企業卡，能使交付程序變得更加簡單，而供應商也可以快速收到貨款，無需再像過往透過現金或支票支付款項時，需要經歷許多流程，有效降低時間成本。（延伸閱讀：2023中小企業數位轉型：雲端工具重建財務管理流程）

此外，若再搭費用報銷系統，一站式整合從付費到報銷的過程，將資訊雲端化並串接到企業內部，簡化報銷流程並整合數位企業卡的帳單，有助減輕財務作帳時的壓力與時間，讓採購流程全面升級！

在數位轉型的時代，善用雲端科技對於提升企業的作業效率來說，想必是一大助力，COMMEET 雲端費用管理系統針對不同規模的企業，提供合適的費用管理方案，若有興趣了解更多功能，填寫公司基本資料立即免費試用。

文／Vicky Yu｜COMMEET編輯群