BPM 與 Workflow 的不同？選對管理系統，營運事半功倍！

隨著數據化時代到來，為提升工作流程的效率、節省時間與資源，愈來愈多企業開始導入 BPM、Workflow 等管理系統，希望藉此簡化業務流程，輕鬆掌握企業運營的進度。究竟 BPM、Workflow 兩者間有哪些差別？企業又該如何選擇？

文章目錄
● BPM、Workflow 是什麼？
● BPM、Workflow 產品優缺點一次看！
● 提升工作流程效率！該選擇 BPM 還是 Workflow？
● 總結：Workflow 產品已導入 BPM 管理系統的觀念

BPM、Workflow 是什麼？ （Photo Source：Shutterstock）

BPM（Business Process Management ）中文翻譯為企業管理系統，為透過系統化地控管業務流程和步驟，並將其最佳化與透明化，以提升管理成效。（延伸資料：BPM是什麼？終結冗長的工作流程，找出浪費工時的兇手）

Workflow 工作流程系統則是，透過系統幫助企業自動化定義、執行和管理內部從開始到完成的過程，在對的時間連結到對的人員和資訊，以協助團隊在過程中交換資訊、達成目標。

BPM、Workflow 產品優缺點一次看！

BPM 優點：

1.簡化工作流程，提升效率
BPM 不僅有助企業簡化業務流程，還能以自動化的方式解決繁瑣的任務，加上它使流程標準化，因此員工可以在既定的框架內更有效率地工作，從而加快決策過程並降低人為錯誤的風險。此外，BPM 也兼具分析監控的功能，管理層能藉此追蹤部門、個人執行的情況，有效提升生產力和盈利能力。

2.優化內部規章，維持競爭力
透過 BPM 分析流程，找出讓工作窒礙難行的癥結點，以優化內部規章、提升工作效率， 企業也能藉此節省人工時間。同時，它還可以幫助企業變得更加敏捷，使他們能夠快速跟上市場的變化，保持競爭力。

3.提供更好的客戶服務與體驗
當企業流程高效且準確時，能為客戶帶來更好的客戶服務，提升其再次光臨的可能性。另外，BPM 有助企業更好地了解客戶的需求及偏好，從而創造出滿足這些需求的產品和服務。

BPM 缺點：

1.缺乏溝通
溝通在企業的任何階段都相當重要。由於 BPM 將工作流程分離，因此各部門員工之間可能會有缺乏溝通的問題。

2.管理不善和資金流失
只有正確使用企業管理系統才能充分發揮其優點。若是沒有正確使用，將導致資金和其他資源嚴重損失。儘管 BPM 的費用是多數企業能負擔得起的，但它並不便宜，如果能善加使用，即能為企業帶來雙倍的效果。

Workflow 優點：

1.強化問責制，提高即時可視度
有效的工作流程能在對的時間串連到對的人員和資訊，團隊裡的成員皆能明確地知道這項工作由誰負責、期限為何，藉此提高專案的可視度，準確規劃及分配任務和資源，並根據所需擴大或縮小工作規模，減少工作延遲的問題。

2.提升營運效率
藉由系統自動連結對的人員和資料，團隊得以節省大量發送電子郵件和使用多種工具更新進度的時間，從而提升效率和生產力。

3.減少錯誤
當任務的重複性越高，員工就越容易失去注意力並且犯錯誤。手動流程不僅耗時，而且還容易出錯。透過使用 Workflow 將數據自動化輸入和批准，即能避免人為錯誤。

Workflow 缺點：

1.缺乏溝通
由於管理和任務的分配都經由 Workflow 系統完成，這將導致員工間缺乏人際交流，可能會為工作環境帶來負面影響。

2.需要定期維護、花額外時間學習
每個 Workflow 系統都有其獨特的工作方式，加上系統不時需要升級或更新，因此員工不得不需要花額外的時間學習如何使用，才能發揮其最大優勢。（延伸閱讀：ChatGPT 職場應用：Excel 結合 AI 人工智能，自動統一資料格式）

提升工作流程效率！該選擇 BPM 還是 Workflow？

（Photo Source：Shutterstock）

相似之處

• Workflow 和 BPM 都用於簡化工作

• 可用於各種類型的業務和組織流程

• 有助於提高營運效率、減少混亂並節省時間

• 由於都是透過系統完成，導致員工之間有缺乏溝通的問題

差異

• 相較之下，Workflow 與單個任務有關，而 BPM 則是側重於整個業務流程

• BPM 關注的不僅僅是個人目標，也側重於報告生成及分析

• Workflow 是 BPM 的一部分，但反之則不然

由於每個企業的狀況皆不一樣，對於該選擇 Workflow 還是 BPM 沒有絕對的標準答案，若只希望將單個部門的流程最佳化，那麼 Workflow 系統會是個不錯的選擇，但如果企業的目標是要整合多個部門的流程、提高溝通效率，並將其優化，那麼則會推薦使用 BPM。無論選擇採用哪種系統，只要與企業的目標保持一致，即是正確的決定。

總結：Workflow 產品已導入 BPM 管理系統的觀念

事實上，過去被視為電子簽核、以表單為主的 Workflow 產品，現已普遍導入 BPM 的概念，改以流程為主軸的架構。同時，企業對於 Workflow 產品的關注焦點也逐漸從無紙化的數位文件、追蹤表單的處理狀態，轉為整合既有的系統，以提升企業整體運作效率和優化管理流程。（延伸資料：採購單請購單有什麼不同？如何使用這些表單提升企業資源規劃 ERP 管理效率）

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文／Vicky Yu｜COMMEET編輯群