採購單請購單有什麼不同？如何使用這些表單提升企業資源規劃 ERP 管理效率（免費下載範本）

談到採購學，對於公司而言，是獲利的關鍵，不過身為採購人，最在乎的莫過是有效率的請購與採購流程，通常企業也會挑選合適的 ERP 系統來協助管理，不過在進行採購作業時，目前多數公司仍會使用 Excel 表單作為申請工具，所以本文除了為讀者介紹請購與採購的區別，還會提供全新的數位解方，此外，習慣紙本流程的讀者們，也歡迎點擊連結免費下載採購單／請購單範本喔！

文章目錄

● 什麼是 ERP 企業資源規劃？
● 企業資源規劃的重要性
● 請購單（PR，Purchase Requisition）
● 採購單（PO，Purchase Order）
● 工具比較｜Word/Excel 管理法 vs ERP 系統
● Plan B｜打造數位的請購採購流程

什麼是 ERP 企業資源規劃？

採購單
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大家常聽到的 ERP，指的是企業資源規劃（Enterprise Resource Planning），而目前多用來代稱管理公司內部資料的系統。

隨著科技更迭，技術也不斷推陳出新，許多企業對於 ERP 的需求也不盡相同，這也造就現今的 ERP 系統，除了人力資源、銷售等基本核心模組以外，還會採用雲端架構，實現高度的協作可能，並提供企業更智慧、便捷、效率的管理選擇。（延伸閱讀：常見的 ERP 系統有哪些模組？）

透過企業資源規劃系統的協助，公司的必需資源就能被良好地整合，以半導體產業為例，上游的 IP、IC 設計業，中游的晶圓製造與 IC 製造等，再到下游的 IC 封裝測試、零組件廠商，每個環節的資源都能藉由 ERP 相互串連，最後再依循數位化的方式，將資料進行統計與數據分析，藉此在競爭環境中達成精準管理，幫助管理者掌握企業內部的所有資源。

企業資源規劃的重要性

採購單
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當企業規模逐漸壯大時，部門分工也會愈精細，在管理流程上，必然會出現許多瑕疵，一旦資源分配不均，將導致成本難以控制，甚至影響客戶權益。然而，建構完善的 ERP 系統，可以改善下述這些困難點：

• 內部資訊不對稱

還沒導入企業資源規劃系統之前，多數企業使用的是 Word、Excel 來管理庫存或請購／採購單，假如該檔案沒有立即更新與上傳，內部資訊就無法立即被同步，諸如倉庫缺貨、產線缺料這種較急迫性的問題，就容易影響公司的整體營運。

• 重複性的行政作業

延續上一點提到的問題，若沒有使用 ERP，企業作業流程中常需要使用大量的紙本文件協助管理，例如：訂購單、報價單等等，以往可能是透過 Excel 製作單據模板，再將範本列印成書面文件，當每次跑流程時，團隊同仁們都要手寫資料，而這些重複性的作業，較易出現寫錯、字跡潦草或看錯等疏漏。

• 無法提供客戶更即時的服務

假設業務在別的縣市進行商務拜訪，經常會面臨客戶要求報價或詢問產品交付期限，此時若公司並未建置 ERP 系統，該業務便無法隨時掌握商品庫存，且如果同時間其他客戶也下了訂單，資訊不對稱的情形會造成業務人員不能給予最即時的服務，嚴重則可能會影響品牌聲譽。

• 難於實現數據治理

現行屬於數據當道的時代，Data 可以說是管理階層極為重視的公司治理工具，未經過整理與分析的數據難以發揮其價值，甚至會帶給組織錯誤的資訊，進而影響決策結果，而散落在員工電腦資料夾的檔案們，是無法被歸納出一份有邏輯的數據報告，這凸顯了企業資源規劃的重要性。

此外，由於 ERP 系統裡有非常多模組，本篇文章將針對採購模組做細部介紹，並帶大家認識請購單與採購單兩者的差異，對企業資源規劃想深入了解的讀者們，可以點擊左方文章連結。（延伸閱讀：企業資源規劃第一步：從管理費用報銷與現金流開始）

請購單（PR，Purchase Requisition）

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所謂的請購單，係指公司為了向供應商購入商品或服務，而向採購部門繳交的申請單據，可以是實體紙本，亦能以電子化的方式呈現。

簡單而言，請購單是一種需要向上級申報，並且得到批准才能進行採購的申請單，在組織實際的運作過程中，請購單的使用頻率其實非常高，企業內部的所有部門，若需要從外部購買任何貨品或雲端軟體服務，通常都會請採購單位協助辦理。

因此，提交請購單（PR）時，申請人必須載明商品名稱、數量等資訊，徵得上級主管的批准後，再送交採購部門，負責採購的同仁，才會根據申請單裡的內容進行採購。請購單免費範本下載〉

採購單（PO，Purchase Order）

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當請購單位呈交請購單後，採購部門會先進行詢價作業，確定供應商後，便會填寫採購單，單據上將載明採購單號、採購規格、數量、價格與交貨日等詳細資訊。

倘若企業未使用 ERP 系統，採購部們常要將該採購單複印多份，並分發給各請購單位以供存查。

此外，採購單是對於供應商而言是正式訂單，也是買賣雙方收貨交貨的重要憑據。普遍企業的作業流程，是由採購人員融合多張請購單的物料需求，並按供應商進行分類，依次產出不同的採購單。採購單免費範本下載〉

工具比較｜Word/Excel 管理法 vs ERP 系統

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前文中，多次提到利用 Word、Excel 軟體管理有很多不便之處，以下系統性地條列了五點，使用 Word 文件或 Excel 表單常見的困擾，並說明導入 ERP 系統後，能替企業端改善哪些問題。

1、文件或檔案分散在不同電腦中，無法同步協作或共享

當同一個檔案裡資料太多，檔案的讀取過程便會花費許多時間；且大型企業的團隊分工較為精細，文件和檔案便會分散在不同的電腦中，即使上傳雲端資料夾，也無法即時達成遠端協作，可用資料搜尋不易。
若選擇合適的雲端 ERP 系統協助管理，只要在有網路的環境下，就能夠透過電腦，甚至是手機登入系統進行編輯、查閱，完全不受場域與時間限制。

2、業務出差時無法即時調閱歷年相關紀錄

由於檔案與文件沒有被統一歸檔整理，某些重要資料也必須登入公司系統才能查閱，因此當業務人員出差在外想確認庫存時，其實無法立即調閱這些文件。
藉由 ERP 系統，員工能夠輕鬆地搜尋檔案或附件，外出時，只要透過其他智慧型裝置（例如：手機、平板），透過網路就能隨時隨地查閱相關紀錄，不論是公司庫存，還是銷售成果，都能清晰且迅速掌握。

3、耗費太多時間在代公式或製作分析圖表

大家應該有利用 Excel 軟體製作報表的經驗吧！？產出好的分析圖表前，不僅需要熟記函數的用法，還得活用公式，才能製作出具有參考價值的報表，過程耗時傷神，也不是每個人都擅長 Excel 軟體。
面臨上述的情況，其實可以就市面上多款 ERP 系統進行挑選，並可針對功能來評估，譬如是否有支援報表一鍵產出，讓員工們不必再徹夜苦讀公式及函數的說明書，也能製作出實用的報表。