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KPI 關鍵績效指摽是什麼？與 OKR 的差異為何？該如何推動績效管理制度？（免費下載範本）
你所任職的企業也有規劃一系列的量化指標，作為員工的年度或季度績效評分依據嗎？建立完善、客觀的績效管理制度，除了能在一定期間內，對員工進行階段性的評價，也可以協助管理者清楚地掌握公司的人力資源配置，並衡量企業的總效能，而今天要介紹的關鍵績效指標（KPI），經常被許多企業視為重要的績效管理工具，此外，本文亦提供免費範本下載，歡迎讀者們點擊連結索取喔！
KPI 關鍵績效指標是什麼？
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關鍵績效指標（KPI，Key Performance Indicators），也常被稱作主要績效指標，現今許多企業團體或組織，都會將 KPI 作為衡量目標成果的度量標準，並搭配目標管理（MBO，Management by Objective）策略雙軌執行。
一般而言，關鍵績效指標可以在多種層面做使用，全視組織如何追蹤所設之目標，多數會運用在評核部門或個人特定期間內的績效，並從較廣泛的戰略目標向下延伸；而合宜的 KPI 設置，能夠幫助員工、團隊掌握工作成果，進而優化或調整後續的策略與規劃。
根據 104 人力銀行 2022 年的《人資 F.B.I.》指出，針對績效管理，2021 年企業最常使用的指標仍以關鍵績效指標為主，報告內容也有按照各產業別深入調查，其中以電子資訊業、傳統製造業與知識密集服務業傾向使用 KPI 作為績效評判標準。
此外，延續績效管理的使用率調查結果，在 2022 年，KPI 使用意願為 23.8%，較去年 17.2% 的使用率，攀升了 6.6%，從中我們也可以發現，許多公司漸漸開始重視績效管理，期望讓團隊成員了解自己該如何為企業的階段性目標帶來貢獻。
SMART 原則
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選用 KPI 作為衡量標準時，可以參照 SMART 原則，讓管理者佈達的指令能夠被量化且更加清晰：
S（Specific）具體：描述是誰在何時必須完成的項目。通常在設定 KPI 時，會避免使用改善、提升或降低等字詞，因為諸如這樣的指令往往無法量化，後續採取的行動容易失焦且較難於定義。
M（Measurable）可衡量：能以數據呈現，並可衡量目標達成率。
A（Attainable）可達成：遙不可及的目標容易失去執行力，一般會在被考核者的能力範圍內增加一點挑戰程度來設定 KPI 的目標。
R（Relevent）相關性：個人或部門的目標應與企業整體目標有相關。
T（Time-bound）時限：沒有期限的結果也會難以被量化，訂定績效完成的時間，才能有助於安排任務時程。
該如何制定適宜的關鍵績效指標？
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管理學之父彼得．杜拉克（Peter Drucker）有說過：「企業一切的經營活動，最終都是為了績效。」
由此可知，設定合適且具體的關鍵績效指標非常重要，透過 KPI 的引導，能將企業整體目標結合個人的工作範疇，也可以較為系統、客觀地評估員工個別的績效，下述點列了績效指標的制定步驟，希望能幫助讀者在設置指標時，能夠更加清晰：
1、先確立戰略目標並分解
設定關鍵指標時，通常會從公司的總體目標出發，再下向確立部門的近程目標與詳盡的職責，依序為企業 > 部門 > 個人崗位，組織規模較大的公司則可能有處級、科／課別，拆分順序就會是企業 > 處級 > 部門 > 科／課 > 個人，待會下文將提到「魚骨圖」，這是一般公司行號制定關鍵指標時會運用的分析法，建議第一次設定 KPI 的大家，可以跟著魚骨圖的思路描繪出明確的指令。
2、辨識出重要的指標
利用魚骨圖拆解目標後，我們可以細分出很多績效指標，不過以 KPI 的角度考核，則必須再過濾出「關鍵」的績效指標，並確定最後的實際指令，而篩選指標可根據優先級與可控性進行二次篩選。
其中，優先級的判斷方式，視角可由管理者往下進行決策，先考慮對公司整體影響較大的指標進行排定，再來才是去探討目標的實現與否、任務能不能準確被執行。
任何策略的佈達，最後都務必向下落實到個人崗位之中，然而愈基層的團隊同仁，其實很難親自溝通實際團隊目標的訂定，所以為了避免員工的努力和企業發展背道而馳，關鍵指標通常會挑選 5 至 10 項，助於體現個人成果。
3、分配指標權重
權重則反映了單一指標在考核期限內的相對重要性，由於細部指令也有重要程度的差異，在績效評價時，能快速讓考核者與被考核者了解各指標的輕重緩急。
然而，權數的分配則須依靠過往數據或資訊，再根據指標訂定者的經驗和認知來判斷，且權重的安排應當明確顯露管理者的企圖與價值取向。
此外，為了確保高績效結果，企業端應該要制定完善的績效評估機制，並以穩健經營為前提，打造一個完整的績效管理體系。
KPI 設計思路：魚骨圖分析法
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魚骨圖（Fishbone Diagram），又稱因果分析圖，常被用來展示事件的原因及結果，且大致可分為以下三種類型：
▍原因型魚骨
魚頭在右方，找原因與問題，常以「為什麼⋯⋯？」作為出發點。
▍對策型魚骨
魚頭在左方，找對策或方法，常以「如何改善、提升⋯⋯？」作為想法開頭。
▍整理問題型魚骨
問題與分支要素不存在因果關係，而是針對問題進行結構化分析。
與著重豐富思緒的心智圖不同之處在於，魚骨圖強調方向性，魚頭朝右是找問題原因，魚頭朝左是找相應對策，在實務上通常是分析某事件時，找出原因後，再設法進行對策推演，也就是會先繪製原因型魚骨圖，再描繪對策型魚骨，這才是完整的魚骨圖分析方法。
另外，魚骨圖可套用不同的分析架構模型，像是行銷 4P、SWOT、5M1E 分析法等等，疊加多重分析邏輯後，在制定關鍵績效指標時，可以讓指令更為明確清楚。
KPI vs OK
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KPI 與 OKR 兩種績效管理制度其實並不衝突，假如企業以宏觀的視野規劃戰略目標與策略，並想實現較遠大的願景時，可以透過 OKR 架構來管理；若是偏好針對個人或小組的績效實行評價，則能夠利用本篇所介紹的關鍵績效指標輔佐，當然，兩種方法並進也是可以的喔！
這次分享的懶人包，有針對個人表現和績效，提供一份二式的文件表格，歡迎讀者點擊連結索取範本，另外，內容也有附註一些使用說明，幫助大家將表格客製化成適合自己公司的版本。（延伸閱讀：HR、主管必備！如何用 OKR 實現企業管理？）
文／Chris Tsai｜COMMEET編輯群
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