公司費用報銷(Reimbursement)常見問題彙整：報公帳有哪些規範以及注意事項？5 大費用報銷稽核重點

你也曾經拿著費用報銷單跑了整間公司找人簽核只為了請款嗎？有時候幫企業預先代墊的金額太高，墊款劃撥入帳的時間又慢，無形之中給了員工很大的困擾，身為管理者的你，該如何解決這些問題呢？使用 COMMEET 雲端費用管理系統便能夠加速費用報銷與簽核流程，除了能協助企業打造良好的工作環境，還能縮短 50% 的報銷工時！下文也幫大家整理了報銷時常見的問題和常見規範，並附上各種費用申請表單給讀者們自行下載利用喔！

 

 

Q1、公司費用報銷原則  

​​第一章 總則

1、為了加強公司內部管理，保持工作的規律和連貫性，規範公司財務報銷行為，倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特別制定本規。
2、根據公司的實際情況，將報銷分為差旅費、 辦公費、交通費等費用，以下將分別說明相關的請款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。
3、本制度執行遵守：嚴謹審核、有效責任控制原則；適用於公司全體員工。

 

​​第二章 費用報銷基本制度及流程

一、報銷人必須取得合法且有效的報銷單據，例如：電子發票。

二、費用報銷單填寫與票據黏貼要求

1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，且不得隨意塗改。
2、費用報銷單應統一為 A4 紙大小，且票據不得突出 A4 紙之外。若票據紙張過大時，應按 A4 紙大小折好。
3、票據應均勻貼在 A4 紙上，且整份報銷單各處厚度請盡量保持一致。
4、若報銷票據面積大小相同或相似，例如：台鐵車票，則須有依序列張黏貼。
5、金額、類型相同之單據，例如：高鐵乘車證明，請盡量黏貼在同一處，並按金額大小排列。
6、在黏貼票據時，請確保審核單位能夠清楚地審閱到報銷金額。
7、報銷單請一律使用黑／藍筆簽字或填寫。
8、報銷單各項目應填寫完整，金額須一致，並經部門主管有效批准。
9、有實物的報銷單據須由相關負責人員驗收後在發票背面簽名確認；須入庫的實物費用報銷單應額外附上入庫單。

三、單筆報銷費用超過 2,000 元，則須提前一天通知財務備款。

四、費用報銷流程

報銷人填寫費用報銷單 > 部門主管簽核 > 處級主管簽核 > 財務會計審核 > 財務主管審核 > 公司負責人審批 > 出納審核並付款 > 報銷人簽名領款

五、差旅費報銷

1、出差的報銷金額採實支實付原則。
2、因公出差的辦理程序：
• 假如員工因公出差則必須事先填寫「出差申請單」，並註明出差同行職員、時間、地點、事由、天數、所有花費，且須經部門主管審核同意。
• 出差人員請款須持批准後的「出差申請單」並填寫「費用申請單」，再請部門主管、公司負責人核准，財務負責人批准後方可付款。原則上，前次出差沒有報銷，本次出差不予請款。

 

​​第三章 請款基本制度與流程

​​一、請款標準

1、員工請款須確實有公務需要。
2、試用期員工原則上不允許請款，有實際請款需求請由部門主管代為請款。
3、因公需要向公司請款者，則須事先填寫請款單，且單據中得標明日期、金額、用途。
4、請款人完結事務後，在報銷時應將餘額繳回，若因特殊原因不能繳回款項，會在下個月發放薪資時扣回。
5、異地出差人員請款時應填寫請款單位，並以傳真的方式，將報銷單傳回公司，但必須註明：原件與傳真同具法律效力，同時必須把前期的費用報銷單據連同請款單一併郵寄回公司，否則不予報銷並須承擔經濟責任。
6、請款人須按照單據上註明的還款日期交還剩餘款項；財務單位則應及時提醒，督促請款人報銷或歸還款項。如果不能及時沖銷則須說明情況並經由總經理同意，否則逾期未沖銷的請款將從薪資中扣除。
7、所有個人非公原因一律不得向公司請款。

二、請款流程

請款人填寫請款單 > 部門主管簽核 > 處級主管簽核 > 財務會計審核 > 財務主管審核 > 公司負責人審批 > 出納審核並付款 > 請款人簽名領款

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第四章 費用報銷單填寫規範與票據黏貼辦法

為了規範和統一費用報銷單的填寫及票據黏貼，使各位同事能夠正確、規範地填寫報銷單及票據粘貼，快捷地報銷各種費用，特此制定規範及要求，請各位同事遵照執行，如有不明白或須改進之處請向財務單位諮詢與建議。

一、報銷單填寫規範

1、填寫報銷單時，字跡應工整、清晰，金額不得塗改，凡須填寫金額之單據，則金額必須相符一致，且相關內容應填寫完整。
2、費用報銷單須使用黑／藍筆簽名或書寫，不可使用其他顏色。
具體填寫說明：
1、「費用歸屬」處請填寫所屬部門，例如：行政管理部、系統開發部、品牌行銷部等。
2、日期應如實填寫與報銷時相符之日期。
3、「費用項目」處請填寫支出用途，並在摘要裡填寫詳細之內容。
4、「金額」處請填寫實際花費金額。
5.「總計」處請填寫各項費用之總和，並以阿拉伯數字寫之。若「總計」上方有空欄之情況，請由左下方斜向往上劃對角直線註銷。
6、「金額大寫」處請填寫總計額的大寫金額，例如：參仟貳佰壹拾元。
7、請於費用報銷單之右下角的「報銷人」處親簽本人之姓名。

二、票據黏貼要求

1、所附發票應為真實且合法，抬頭應為公司全稱，不可簡寫或漏字。
2、票據請用膠水黏貼，且黏貼時不得超過裝訂線、不能超過 A4 紙大小。
3、票據黏貼方向應朝上，且須和費用報銷單所列費用項目之順序一致。

三、發票黏貼要求

1、發票應由後往前貼，小張發票應在下，大張發票在上。 2、若發票量大請事先分類，並按規格大小一起黏貼。 3、請盡量將發票均勻分佈黏貼，力求平整，以利財務單位裝訂成冊。

▍以上費用報銷規範僅供參考用，並不適用全部之企業，敬請規範者修訂成符合貴公司之版本。（資料來源：博學島）

Q2、營利事業員工出差膳宿雜費認定標準如何？  

​​• 國內

營利事業員工國內出差膳宿雜費認定標準，除了宿費部分應取得旅館業書有抬頭之統一發票，普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細，予以核實認定外，國內出差膳雜費在不超過下列最高標準範圍，准予認定，不需要提供外來憑證，超過標準部分，屬員工之薪資所得，應依所得稅法第89條第3項規定，列單申報該管稽徵機關。

1、營利事業之董事長、總經理、經理、廠長每人每日新臺幣 700 元。
2、其他職員，每人每日新臺幣 600 元。

（資料來源：營利事業所得稅查核準則第 74 條、財政部 72.3.30 台財稅第 32029 號函）

​​• 國外

1、營利事業員工國外出差膳宿雜費之日支金額應比照「國外出差旅費報支要點」所定，依中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表之日支數額認定之。但是營利事業自行訂有宿費檢據核實報銷辦法者，宿費部分准予核實認定，膳雜費則按照上述標準的五成列支。
2、營利事業派員赴大陸地區出差，其出差之膳宿雜費比照國外差旅費報支要點所定，依中央政府各機關派赴大陸地區出差人員生活費日支數額表之日支數額認定之。
3、出差期間跨越新、舊標準規定者，依出差日期分別按新、舊標準計算之。

（資料來源：營利事業所得稅查核準則第 74 條）

Q3、營利事業派遣員工出差列報旅費支出，應提示何種證明文件？  

員工出差之旅費支出，應提示詳載出差期間逐日前往地點、訪洽對象及內容等之出差報告單及相關文件，且足以證明與營業有關者，即可認定旅費支出，如未能提出上述各項證明文件，其旅費支出不予認定。（延伸閱讀：出差管理辦法）

（資料來源：營利事業所得稅查核準則第 74 條第 1 款）

Q4、營利事業列報交際費應注意那些事項？  

交際費經取具合法憑證，並經查明與業務有關者，應予認列，但不得超過所得稅法第 37 條規定限額。交際費應取具之原始憑證如下：

1、在外宴客及招待費用，應以統一發票為憑，其為核准免用統一發票之小規模營利事業者，應取得普通收據。
2、自備飯食宴客者，應有經手人註明購買菜餚名目及價格之清單為憑。
3、購入物品作為交際性質之餽贈者，應以統一發票或普通收據為憑，其係以本身產品或商品餽贈者，應於帳簿中載明贈送物品之名稱、數量及成本金額。
4、營利事業招待經銷商或與業務有關之顧客出國觀光旅遊，所支付之費用，應檢具受招待之顧客、經銷商出國觀光旅遊有關費用憑證，以憑核認。
5、自 102 年 1 月 1 日起，營利事業與經銷商或客戶約定，以達到一定購銷數量或金額為招待旅遊之條件者，該營利事業招待經銷商或客戶國內外旅遊之費用，非屬財政部 69 年 4 月 19 日台財稅第 33171 號函所定「交際費」範疇，應按「其他費用」列支，並應依所得稅法第 89 條第 3 項規定列單申報主管稽徵機關及填發免扣繳憑單予納稅義務人。

（資料來源：營利事業所得稅查核準則第 80 條、財政部 69.4.19 台財稅第 33171 號函、財政部 101.10.31 台財稅字第 10100105170 號令）

Q5、什麼是進修訓練費？有金額限制嗎？  

（一）所得人參加符合規定的機構開設職務上、工作上或依法令要求所需特定技能或專業知識相關課程，所支付的訓練費用含報名費、差旅費及支付與課程直接相關的教材費、實習材料費、場地費及訓練器材設備費等必要費用。包含下列機構：

​​1、境內

① 政府的研究或訓練機（關）構。
② 勞動部許可設立或登記的職業訓練機構。
③ 衛生福利部評鑑合格之教學醫院。
④ 各級學校。
⑤ 設立目的與人才培訓有關財團法人或社團法人。
⑥ 依法立案的短期補習班。
⑦ 營業項目與人才培訓有關的公司法人。

​​2、境外

① 國外政府的研究或訓練機構。
② 教育部公告參考或認可名冊所列的外國、大陸地區、香港或澳門大專校院、高等學校及專科學校及高中職學校；未列入名冊的境外學校如經教育部認可者，亦可適用。
③ 境外其他重要研究或訓練機構。

​​3、所得人參加經目的事業主管機關或所屬公（工）會指定或認可之機關（構）或團體所開設符合法令要求所需特定技能或專業知識相關課程之訓練費用，得列報減除。

每人全年減除金額以其當年度薪資收入總額的 3% 為限。

（資料來源：所得稅法第 14 條第 1 項第 3 類、個人薪資收入減除必要費用適用範圍及認定辦法第 5 條）

 

費用報銷的五個稽核重點  

1、票據須與實際業務吻合
2、附件須有力支撐費用發生的真實性
3、取得的發票類別須符合稅法要求
4、涉及專票報銷盡可能價稅分離填寫
5、附件中檔案表單符合內部管理流程

費用表單範本下載  

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COMMEET 雲端費用管理系統  

（Photo Source： COMMEET）

閱讀完以上各種費用規範，你是否早已頭昏眼花了呢？

過去企業在管理費用時，通常是以紙本的形式，頒布與宣達公司費用政策，報帳的方式，也幾乎是採取純紙本的模式進行費用審批，整體而言，請款流程過於繁瑣，容易使得報銷體驗不佳，而且也常出現員工墊款金額難以界定的問題，進而引發勞資爭議。

假使你的企業仍採用紙本化的管理策略，這樣其實無法針對各個職務角色在費用管理流程面臨的需求點進行改善或強化，也未能最大化相關數據的價值，將造成公司金流難以全面掌握，轉型目標也不能精準落實。

鑑於諸多痛點，COMMEET 雲端費用管理系統導入智能基礎，將系統全面整合，打造 All-in-One 的自動化費用管理流程，從預算管理、費用政策制定、企業支付，再到費用申請、費用報銷，甚至是最後的對帳、財務報表的產出，只要交給我們，便能以低成本輕鬆實現。

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2022 年，COMMEET 雲端費用管理系統以虛擬信用卡為主軸，建構了 All-in-One 的自動化費用管理流程，除了打破傳統費用管理的框架，解決公司最在乎的付款、報銷問題，團隊也持續發想，在功能面上還可以如何延伸，希望能深化產品與服務，讓使用者體驗更加順暢。（延伸閱讀：如何選擇企業虛擬信用卡？挑選企業信用卡前，先從 5 件事開始思考）

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在系統中，我們提供客戶下方兩種不同的使用邏輯：

① 預算管理

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② 支出項目

公司若有臨時性的活動預算，則可以利用「支出項目」的功能，並搭配虛擬信用卡進行上對下的預算管理。舉個實例幫助理解，假如某企業的福委會為同仁們爭取到年度的旅遊補助，過往通常是由員工個別向公司報銷，導致財務及福委部門無法立即掌握旅遊預算，但是透過這項功能，福委會成員就能成為預算管理者，以部門為單位，向下核發一定額度的虛擬信用卡給員工，也能夠另外設定交易次數和使用期間，公司同仁在旅遊時，只要刷卡消費，系統後台將立即顯示交易資訊，如此便能全面落實預算管理。

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文／Chris Tsai｜COMMEET編輯群

 

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