Excel 公式、功能基礎教學#2｜三分鐘學會製作專案管理甘特圖（免費下載範本）

 

你也有過專案管理的經驗嗎？其實並非所有的企業都有建立標準化的專案管理流程，若事業體逐漸龐大，團隊的協作性將雜亂無章，而今天教大家製作的 Excel 專案管理甘特圖，不必下載外掛程式，就能輕鬆管理夥伴們的工作進度，有效提升生產力！（本文提供專案管理甘特圖範本免費下載

 

 

甘特圖是什麼？
 

（Photo Source：Shutterstock）

 

甘特圖（Gantt Chart）又可稱為條狀圖，是由亨利．甘特（Henry Gantt）在 1910 年開發的，常用於協助專案的時程控管，一般以橫軸作為時間，縱軸表示活動或工作項目，中間的條狀矩形則代表計畫的開始與結束。

藉由甘特圖的輔助，專案總負責人可以清楚知道所有任務的優先順序與進度，並能提前判斷任務有無提前或延後的可能性，使每項任務得以最有效率的方式進行，並降低專案執行的變動性。

 

甘特圖的四大元素
 

（Photo Source：COMMEET 編輯群 Chris）

 

網路上其實有許多種類的專案管理甘特圖，在填寫的邏輯雖然有些許的不同，不過通常可以分成四個區塊分別理解和閱讀，而這次教大家製作的版本，是利用 Excel 內建的好用功能編製而成，表格顏色與欄位都能客製化喔！

 

① 專案控制項

完整的專案管理，必須有明確的專案名稱，以及專案的起始日，控制項的起始日表示啟動此專案的第一天，而這次提供的範本，起始日可以自由設定，格式須為 YYYY／MM／DD。

控制項裡，專案負責人須填寫總管理者的姓名，也就是掌握所有任務進度的負責人，此儲存格也可以自由設定。

 

② 任務細節

專案由許多細部任務所構成，而每一項任務可依照輕重緩急有不同的階層之分，總負責人盤點所有任務後，可將詳細的工作項目填入表中，並可自由更動任務負責人、任務起始日（格式：YYYY／MM／DD）與實際天數（格式：數值），結束日與工作天的欄位已設定公式，無須手動更新！否則甘特圖會無法正常顯示。

此區塊還有一個很重要的關鍵：「完成度」，範本中的甘特圖是依照完成度進行顏色的劃分，淺灰色表示已完成，淺綠色則表示該任務仍在進行中，也就是說，假如某工作項目的完成度為 100%，代表該任務已完成，甘特圖會顯示淺灰色的條狀矩形，若完成度只有 50%，甘特圖則會顯示一半淺灰、一半淺綠喔！

 

③ 專案時程

上文有提到，甘特圖決定性的元素是時間軸，一般會將專案起始日的當週，設定為第一週，並往右以此類推，範本中提供 10 週的欄位給大家使用，專案規模較大的使用者，在下載範本後，可依循著待會教的公式，自行往右新增欄位。

 

④ 甘特圖

第 ④ 區塊的圖形會對應著任務細節所設定的時間，且任務的時程長度會決定條狀矩形顯示的寬度；紅色線框的部分，為當天的日期線（自動更新），方便所有任務負責人追蹤各工作項目的進度。

了解專案管理甘特圖該有的元素後，讓我們一起利用以下的 Excel 功能與公式，製作簡單又方便的甘特圖吧！

 

Excel 功能｜通用格式
 

（Photo Source：COMMEET 編輯群 Chris）

 

Excel 內建的日期通常是年月日的格式，不過為了讓甘特圖的橫軸日期精簡成純天期，大家可以依照「常用 > 通用格式」的途徑設定儲存格格式，叫出視窗後，左方欄位的類別選擇「自訂」，右邊的「類型」欄位輸入「 d 」，並按下確定。這時 M6 儲存格會從原來的 2021／11／29，變成 29，美化時程表就是這麼簡單！

 

Excel 公式｜WEEKDAY、CHOOSE 函數
 

（Photo Source：COMMEET 編輯群 Chris）

 

為了讓甘特圖的橫軸時間能因為專案起始日的變動而自動更新，我們可以利用 WEEKDAY 函數（日期序列值,回傳值類型），並搭配 CHOOSE 函數（引數值,回傳值１,回傳值２,⋯⋯）進行自動選日。

 

函數提示｜WEEKDAY 函數的回傳值類型輸入 1 或省略，系統會回傳數字 1（星期日）到 7（星期六）

 

根據上方圖例，假設我想讓 M7 這個儲存格的值，顯示 M6 儲存格中的日期是星期幾，這時候可將 CHOOSE 函數的引數值輸入「 WEEKDAY(M6,1) 」，回傳值依序填入「"日","一","二","三","四","五","六"」，表示希望 Excel 回傳中文字的星期，若想顯示英文也是依照此邏輯填寫即可。

 

Excel 公式｜IF、OR、NETWORKDAYS 函數
 

（Photo Source：COMMEET 編輯群 Chris）

 

這次提供的範本，「起始日」與「實際天數」為可變動的欄位，而 K 欄的「工作天」已設定公式了喔，所以相關儲存格會根據這兩個變數自動改變數值，欲達到這樣的效果，大家只需要代入以下三種函數：
 

• IF 函數（陳述式,True,False）
• OR 函數（True,True）
• NETWORKDAYS 函數（開始日期,結束日期,彈性假日）

 

假設想讓 K9 儲存格計算 12 月 1 日到 12 月 14 日的工作天數，這時我們可以將 IF 函數的陳述式代入常用的邏輯函數：OR，陳述式為 H9=0 或 I9=0，如果陳述式的結果為 True，Excel 回傳值為「 "-" 」，若結果為 False，回傳值為 12 月 1 日到 12 月 14 日的淨天數，「 NETWORKDAYS(H9,I9) 」為其公式表達。

 

Excel 功能｜資料驗證
 

（Photo Source：COMMEET 編輯群 Chris）

 

一項專案的成功，通常由許多夥伴們共同成就，這次提供的範本，有貼心設計任務負責人的下拉選單，大家在使用上就不必一直重複輸入人員姓名，而這項功能可以依照「資料 > 資料驗證」的途徑叫出資料驗證視窗，便可快速完成下拉選單。

在「專案小組名單」的工作表中，有預先設計任務負責人的欄位，大家可以在 A 欄直接新增負責人姓名，接著回到甘特圖工作表，並依功能途徑叫出資料驗證視窗，在允許的下拉式選單中選擇「清單」，來源則框選專案小組名單的 A 欄位中，有負責人姓名的表格範圍，按下確定就大功告成啦！

 

Excel 功能｜條件式格式設定
 

• 資料橫條

（Photo Source：COMMEET 編輯群 Chris）

 

至於完成度欄位的進度條該利用什麼功能製作呢？有別於 Google 試算表的樣式限制，在 Excel 可利用條件式格式設定輕鬆完成！假設我想讓進度條色塊跟著完成度的百分比自動變化，這時候可以依「常用 > 條件式格式設定 > 資料橫條 > 其他規則」的途徑，叫出格式化規則視窗，點開最大與最小的類型選單，並選擇「數值」，在值的欄位分別輸入 0 和 1，進度條的顏色與樣式可在「填滿」自由設定。

有一點要特別注意，類型選單中，「百分比」的概念，與專案完成度的概念不同，記得不要選到百分比喔，否則甘特圖無法正常顯示，這樣就功虧一簣了！

 

• 新增規則

（Photo Source：COMMEET 編輯群 Chris）

 

由於區塊 ④ 的甘特圖牽涉許多邏輯，因此，這篇教學文只會教大家條狀色塊的呈現，如果想要了解更多，可直接下載範本看使用了什麼公式喔！

「條件式格式設定」中，還有一個非常好用的功能：新增規則，覺得 Excel 儲存格色彩變化不夠多元的朋友，也能利用「新增規則」將表格進行客製化設定。

假設我希望條狀矩形可根據任務時間做改變，這時我們可以依照「常用 > 條件式格式設定 > 新增規則」的途徑，叫出新增格式化規則視窗，並在樣式的選單中選擇「古典」，接著在下方點選「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」，就可以代入相關邏輯公式，儲存格樣式則可以在設定格式方式的選單中自由設定。

 

Excel 功能｜定義名稱
 

（Photo Source：COMMEET 編輯群 Chris）

 

在製作任何表單的過程中，如果遇到 Excel 本身沒有定義的名稱該怎麼辦呢？在這次的甘特圖製作也有遇到類似情況，這時候我們可以依「公式 > 定義名稱」的功能途徑，叫出定義名稱的視窗，Excel 無法定義的名稱，便能在這邊自由命名與設定儲存格範圍囉！
 

• 點我免費下載專案管理甘特圖範本

 

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每個專案的成功其實端看團隊的協作效率，藉由合適的專案管理工具，能讓你的團隊輕鬆掌握全部工作項目的時程與細節，並有效協調跨部門的工作眉角！小提醒：範本中許多儲存格都有代入公式，對於任務的時程管理，使用者只須更動專案起始日、任務起始日與實際天數三項關鍵變數，其他欄位無需手動更新。接下來趕快下載範本，讓專案管理效率提升！（延伸閱讀：Excel 公式、功能基礎教學#1｜教你製作簡單記帳表）

 

文／Chris Tsai｜COMMEET編輯群