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【企業零用金管理指南】如何有效管理避免代墊產生的勞資糾紛？（免費下載範本）
員工代墊也能產生勞資糾紛？！零用金雖然瑣碎款項又小，但管理原來不做不行！本篇文章將通盤的來介紹零用金管理，並提供 3 個有效管理的方向。最後，文章中也會提出免去管理零用金的最佳解——達到釋放零用金保管人的壓力，減輕財會人員在作業上負擔的成果。希望看完文章後，企業可以對於零用金及其管理有個全貌的了解。
● 企業初創時如忽略零用金管理的重要性，後期會導致財會問題
● 零用金的定義
● 零用金管理辦法大解析｜辦法涵蓋什麼？（免費下載：零用金管理辦法範本）
● 零用金怎麼管理比較好，是否有建議的工具或方式？
● 如何真正免去零用金管理的負擔？｜使用數位工具和【企業虛擬信用卡】
● 結語
● 範本下載專區：零用金管理辦法、合法收據憑證示意圖
企業初創時如忽略零用金管理的重要性，後期會導致財會問題
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通常，企業在初創時期雖然零用金的筆數不多，但因為人力常需身兼多職，或是沒有意識到每筆金額都需確實紀錄，使得許多費用沒做到細緻的管理。如果這些管理及流程，在初期就建立起來，不但建置成本、機會成本都較低，到後期面對更複雜的會計帳款時，也可避免帳款對不起來等麻煩的問題。（延伸閱讀：費用管理指南 1｜突破後疫情時代的經營僵局，重新定義管理流程）
那麼零用金又是什麼呢？
零用金的定義
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公司一般為了控制現金支出，大額的支出的部分，會使用支票付款。但對於小額支出的部分，像是員工代墊款，企業會想將小而瑣碎的會計事項做一次性處理，達到簡化程序，提升效率的目的。舉例來說，如果一筆計程車費用就要開一張會計傳票，購買公司文具也要開一張，財會人員一定會負荷不了。而零用金的設置，不僅簡化了流程，也可讓員工墊款的壓力降低，不須等到公司每月定期付款的日期才拿到錢。
在作業流程方面，員工申請零用金時，零用金保管人不需作認列費用的分錄，只要將零用金登記簿（非正式帳簿，是備忘記錄簿）作備忘記錄，待員工取得合法憑證及請完款後，或是零用金額度少於某一定額時，保管人才檢附單據向財會報銷費用、要求撥補，此時會計才將費用認列。
然而，零用金的管理十分瑣碎，而且還需設立一個專責的保管人來看管、發放，保管人心臟肯定要夠大顆，不然現金不見他實在責無旁貸呀，說不定還要自己賠償公司損失。
因此，除了定義之外，本篇文章將通盤的來介紹零用金，我們將零用金管理辦法做了重點彙整，以及提供零用金更有效管理的 3 個方向。最後，文章中也會提出免去零用金管理的最佳解——達到釋放零用金保管人的壓力，減輕財會人員在作業上負擔的成果。希望企業看完文章後，可以對於零用金及其管理有個全貌的了解。
零用金管理辦法大解析｜辦法涵蓋什麼？（免費下載：零用金管理辦法範本）
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我們將看過 5 份以上『零用金管理辦法』的內容進行彙整，並將辦法中所涵蓋的 6 個大項一一做導覽，如此一來企業可以快速理解其中的重點，還可以透過下載我們提供的【零用金管理辦法範本】，讓企業省下從零到一編寫的時間，最終快速制定出屬於自己企業文化的管理辦法。
完整的管理辦法，會涵蓋以下幾項重點：
1. 零用金適用範圍
定義出可以使用零用金付款的金額範圍，一般企業多設在 $ 5,000 元以內，或是在更細部的定義適用的款項，例如：短程車資、員工聚餐費用、辦公室用品等。
2. 零用金作業流程
- 零用金請領流程
- 員工先行代墊流程
零用金支付項目且額度內之支出，員工先行代墊費用後進行零用金申請，經核准後由零用金帳戶進行付款。 - 零用金直接支付流程
零用金支付項目且額度內之支出費用，由零用金直接支付，零用金管理人員支付後進行申請核銷，核銷後將金額撥補至零用金帳戶，使其零用金帳戶保持固定金額。 - 預借零用金流程
員工提出預支零用金申請，經核准後得以先行請領，但會規定須於幾日內檢據報銷。
- 撥補零用金流程：
零用金少於帳戶某一金額時，零用金保管人須彙整零用金憑證並申請零用金撥補至定額。
3. 定義權責部門
指定各部門及人員在零用金管理流程上的的責任，包含：零用金管理部門、零用金管理人，財務部門、各單位主管、各單位人員。
4. 請領零用金申請辦法
說明請領人須在某特定日期前請領，檢附合法原始憑証、示範合法憑證樣式。
5. 零用金撥款辦法
企業通常會於固定日期撥款給請款人。
6. 零用金撥補辦法
零用金保管人員於零用金支用至相當數額時，檢附相關原始憑証並編製傳票，審核人員會將檢附的原始憑證所加蓋【付訖】章。
零用金怎麼管理比較好，是否有建議的工具或方式?
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1. 建立零用金管理制度
由於零用金設置是為了企業能迅速作業且簡化會計流程所設計的，即使是每日處理不多帳款的小企業，此制度能避免因混亂而累積的財會問題、代墊產生的勞資問題。因此會計師建議，企業無論是初創或是成立已久，都要訂立書面管理規則來建立制度，不只可以避免重複付款，省下耗費人力補救的時間，也使請領員工可以順利的拿到自己的代墊款。
2. 提供合法收據憑證示意圖給員工，以避免因不合規產生的勞資糾紛
員工申請零用金時應檢附合格的原始憑證（發票或收據），並檢附經相關權責單位之簽核文件以利後續會計作業。然而，大部分企業還是會遇到員工提供憑證不合規的問題，目前台灣的合格收據包含：二聯式發票、三聯式發票、收銀機發票、電子發票、乘車證明等，且因為要讓公司報帳，原始憑證上也須打上統編。企業應展示合法憑證給員工，以免因憑證不合規而讓員工虧錢，不然是有可能造成某種程度的薪資給付不完全，企業可是會惹上勞資糾紛，或是被主管機關裁罰的！
- 企業可直接下載我們提供的合法收據憑證示意圖，讓員工做參考使用。
（點此免費下載：合法憑證示意圖範本）
3. 務必每日做好記帳管理
有了管理辦法之後，最重要的是做好每日的記帳管理，因此公司可以透過『零用金收支表』來理帳，每當一有零用金請領時都需確實的記錄下來，並請申請人簽名。之後每隔固定時間，核算一次手上現金與零用金收支表的餘額是否相符即可。
如何真正免去零用金管理的負擔？使用數位工具和【企業虛擬信用卡】
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如果企業覺得設立零用金制度太麻煩、找專人來管理零用金有遺失的風險，那麼使用【企業虛擬信用卡】和數位工具，可以輕鬆幫你解決這些問題！下面就來細數這樣做的4個好處：
1. 員工免代墊，不怕勞資糾紛
無論是買辦公室文具，或是買高鐵票，都可以刷企業虛擬信用卡！使用企業信用卡讓拖欠員工代墊款變成不可能，因此才能真的向勞資糾紛說掰掰。另一方面，零用金管理者不需再保管現金，更不用為了核對現金與零用金帳簿金額是否吻合，花一整個下午在為帳簿糾錯。
2. 可先設定企業卡付款條件，讓筆筆消費都可控
當員工對於政策不熟悉時，一旦不小心報帳超過公司零用金金額上限，虛擬卡也可以透過預先設置消費業種、時間、金額，將不合規的費用款項排除，讓以往需要靠人工交叉比對帳簿和餘款的工作，交由數位工具來防呆。
透過設定零用金政策，一旦超支了系統可以自動示警，有效避免人為的疏失，從源頭做好管理。
3. 數據自動串接，簡化費用報帳流程
由於虛擬信用卡可與數位工具系統串接，讓每筆刷卡消費資訊可以被即時、有效的轉換成企業的報帳單，不但省掉許多填寫重複資料的程序，也提升員工提早報帳的意願，讓企業對現金流更有掌握度。
企業使用 COMMEET 系統的虛擬信用卡消費後，費用資料可自動產生報銷單，不用重複填寫資訊讓報帳流程更簡單快速（延伸閱讀：費用管理指南 2｜以虛擬信用卡擴大支付場景，強化企業金流管理）。
4. 整合破碎零用金資料，作為預算編列、優化基礎
不只免去人工一筆一筆紀錄零用金的麻煩，透過虛擬信用卡和數位工具的管理，這些資料可以作為後續編列、優化預算的應用，數位工具可以產出清晰、可視化的圖表，讓企業進行年度預算規劃時，可以更加精準、容易。
彙整了每筆費用資料，系統自動生成視覺化報表，讓管理者一目瞭然預估花費 vs 實際花費，可以對未來預算做出有效優化。
結語
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企業初創時，創辦人中即便沒有財會背景，也沒有聘請專職的財會人員，千萬不能為了忙公司產品上線、拼業務發展，而忽略了每日要好好紀錄帳款的重要性，即使是佔比小的花費 —— 零用金也是如此。企業如果什麼請款制度都尚未建立的話，不妨就從實施零用金管理辦法開始，這時可以透過下載我們提供的【範本】以及合格憑證示意圖，讓公司減少制定的時間，並避開未來可能發生的財務帳款漏洞。
另一方面，即便是創立已久的企業，或是數位原生世代的新創，都可以透過使用企業虛擬信用卡與數位管理工具，將原本耗時的管理交給工具來解決。一方面可以讓員工免代墊避開勞資糾紛，一方面可以簡化報帳流程，讓報帳更加即時，企業對於現金流的掌握度也越高。最重要的是，透過整合這些零碎的費用資料，企業可以做好未來的預算規劃，增加企業運營的競爭力！
- COMMEET 很榮幸能成為台灣第一家結合虛擬信用卡的企業費用管理解決方案，如您對產品有興趣或任何問題，歡迎線上預約諮詢，我們將派專人為您解說。
下載專區：零用金管理辦法、合法收據憑證示意圖
文／Phoebe Wang｜COMMEET編輯群
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