成為準時下班的 PM 吧！高效率工作的方法

PM ( Project Manager ) 總是被大大小小繁雜的事情追著跑，如果你的事情總是覺得多到不行、做都做不完，可能得重新審視一下自己的時間規劃囉！
最近看了「私、定時で帰ります」這部日劇，覺得劇情中提到的工作方式特別受用啊！尤其是女主角高效率的工作時間分配和管理，和我真的不謀而合呢（？） 這邊就來分享兩個屬於 PM 管理專案及釐清思緒的部分吧！
 

To Do リストを作成する！

製作 Todo List！

使用 Task 管理工具

1. GitHub

・以「功能」為單位：
相信工程師們一定對於 GitHub 並不陌生，或是根本每天與之為伍吧？
PM 其實也可以利用 GitHub 的 Project 功能，像是 To Do List 的樣子，將各個 Issue 的狀態整理起來。
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GitHub 核心的使用方式之一，是以「功能」為單位，拆分為各個 Issue ，不只讓工程師們整理 Commits 方便，也可以避免讓最後的 Pull Request 太大包。
另外一個好棒棒之處，就是 GitHub Issue 會產生流水號（ #1 , #2 etc. ），團隊在溝通的時候，直接講俗稱「票號」的流水號碼，與工程師們溝通會更方便、對焦更迅速！
 

・設立 Milestones( 里程碑 )：
另外還有一個很棒的功能，那就是「 Milestones ( 里程碑 ) 」。
里程碑可以定義出每一個階段團隊應該要完成的重大功能，並且將屬於這個功能的 Issues 歸類在 Milestones 下方，另外開設時間限制，讓團隊知道此功能應該要在何時完成。最後，當功能開發完成後，整個 Milestones 關掉，也會很有成就感哦！
 

2. Trello

如果對於 GitHub 覺得很陌生、不熟悉的人，也可以使用 Trello 製作屬於自己的工作看板！利用內建的 Todo　List 清單，條列出自己的待辦事項。

・工作看板
由於我的專案常常需要搭配 GitHub 和工程師對焦，但是又不能把 GitHub 當作自己的記事本記錄追蹤細節。（ 所有的留言紀錄，都會通知專案中所有的人... ）
因此我將待辦清單分成好幾份：「已確定將釋出」、「已完成待回報」、「未完成追蹤中」等等。

由於待辦清單可以互相拖曳，更可以方便地紀錄該條 Issue 現在目前進度到哪裡了？還缺了哪些 Spec 需要跟進？另外我也會補上更新 Issue 的日期，不然過了一個週末，會完全遺忘自己上週的進度到哪裡了。

3. Agenda ( only for iOS )

如果你使用的是 Mac 等 iOS 系統的人，也可以使用 Agenda 這個軟體。雖然 Mac 內建的備忘錄已經很完善了，但你也可以搞剛一點下載這個免費的工具玩玩看。

Issues 的歷史紀錄

它的介面簡潔美觀，也有新增看板 ( Projects ) 、待辦事項等功能。 我一開始是當作記事本來用，或是會議記錄等大內容，但後來發現我的 Issues 需要更細節地追蹤該票號的所有歷史紀錄，我又自建了另外一個 Project 追蹤最近正在開發的功能票號，看起來有點重工，但對我而言，由於 GitHub 是屬於協作的平台，Issue 的管理方式沒辦法按照自己的方式排序，所以在 Agenda 中條列出來一目瞭然，更方便我追蹤！
（ 以上三種工具都有支援 Markdown 語法。 Agenda 的較不完善 )
進行問題分類

不管使用哪一種專案管理工具，重要的是分類。 PM 每天被專案的各種問題以及需求追著跑，因此非常需要將問題分類釐清。 透過下方幾個方向，將問題分門別類，讓你的專案管理更輕鬆！
 

優先度&時間：

1. 列出所有需求以及問題：像是客戶覺得重要的、工程師覺得重要的、自己覺得重要的、有時間性的、無時間性的。

2. 判斷優先度： 根據優先度判斷是不是需要討論的，哪些可以快速被解決，哪些需要花時間。

3. 全部條列出來： 最後可以按照優先度去和工程師討論進度了。
小提醒：通常自己條列的都只是理想上或是暫定的，一定要和團隊討論且和客戶充分溝通後，才可以進行開發。

進度追蹤：

專案在開發中，一定會遇到很多狀況。 PM 的追蹤狀況會更細瑣繁複，包含連絡的追蹤、問題的追蹤、客戶答覆的回報等等。建議在這個追蹤項目中，補上日期，這樣在一個專案開發的幾十條代辦項目中，幫助你掌握所有的事情的追蹤時間以及每天該跟進的項目有哪些。
 

所要時間を設定し、時間内に課題を終えるよう集中する

設定需要的時間，並且集中精神在設定的時間內，完成所有的工作項目！

蕃茄鐘（Pomodoro Technique）

簡單來說，就是人能專注的時間不高，因此用小鬧鐘控制你的工作時間，並給予適當的休息，才可以讓工作高效率的完成。
但在這邊我想提供大家我失敗的例子XD
之前我買了各種線上課程打算慢慢看，但是我發現我大概看頂多三個小時就會各種恍神穿越，所以我就想說用蕃茄鐘試試看。
結果還是失敗...！
後來才 Realized 真的每個人專注度不同， 而本人特別差 。 因此我發現，關於專注度，如果對我而言太困難的事情，專注度真的不會超過 25 分鐘，而且休息要不止 5 分鐘...（這邊的休息包含去倒水、滑臉書的時間）
但是如果相對簡單，我就可以專注大概 50 分鐘左右！
工作也是一樣，我覺得可以將任務區分難易度，看自己的精神狀況再來決定先做簡單的還是困難的工作。

Google 月曆

這個更講究每個人的意志力和時間掌控了。（ 是個跟記帳一樣容易被放棄的方法 ）
由於 Google 月曆同時有週歷、日曆的功能，也可以設定各種活動起迄時間，如果需要高度掌握一天的時間，那麼這個 Google 功能可能很適合你！
Google 月曆不僅可以切割出更細的時間分配，也可以分享給不同的人觀看，它同時也可以當作工作日誌記錄你的工作概況，在回報工作事項給主管的時候，也可以很方便陳述你一整天做了什麼事情。

最後就是 GTD ！( Getting Things Done )

GTD 是另外一種時間管理的方式，但這邊就先不提了。( 不然篇幅會破表 )
其實上述的方法，全部一起用會很複雜也很混亂，最重要的是找到自己適合的方式，就算是 Excel 表單簡單紀錄也可以（ 其實 Excel 也夠強大了，只是不直覺，完全得靠自己寫 ），只要能夠管理好專案，讓公司內外一片祥和 (?) 都是好方法！有機會再介紹 GTD 囉！我們下次見～