疫情促使零接觸經濟成為趨勢，人資管理也要「e化」才能超前部署！

「居家辦公」是新形態工作模式，企業在許多工作層面上都需要改為線上操作，人資管理是其中很大的一環，無論是在個人出勤紀錄、薪水、加班費還是人員的招募和報到，都令 HR 相當頭大，在遠距上班的情況下也需要符合勞基法，以下將分享一些資訊和辦法供大家參考。

疫情期間的打卡管理方法

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• 上下班要打卡嗎？

居家上班和辦公室辦公最大的不同就是打卡方式的改變，近年來因為產業的變遷，經濟活動越來越多也越複雜，勞動部也頒發了「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，雇主可以依照此準則來進行管理，雇主也應備置出勤紀錄，包含：App 線上打卡、透過通訊軟體回報、雲端打卡...等等，像是用LINE 回報上下班及休息時間，只要是可以提供稽核的出勤紀錄工具都可以，以勞資雙方約定之方式，雇主應記載勞工回報加班之終止時間，並留存紀錄。

• 加班費該如何計算？

遠距上班不等於責任制，加班費需依法給付，勞雇雙方也可以簽訂協議來訂定關於工作時間之分配，透過協調來記錄加班工時，雇主也應紀錄交代工作的開始與結束時間。儘管在家工作，較能彈性的安排工作時間與休息時間，但依照《勞基法》規定勞工每天正常工作時間不能超過 8 小時，每週不能超過40 小時，並且每工作 4 小時，至少要有 30 分鐘以上的休息時間。

• 建立居家上班工作日誌

在家工作期間，企業可以利用雲端表單的方式，提供員工自行記錄每天的工作事項，也方便雇主查看與追蹤工作進度。

人資管理

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• 資訊安全

許多企業啟動居家辦公模式，大幅的增加線上軟體的使用率，Breadcrumb Cyber​​security 的創始人兼CEO 布賴恩霍頓提到：「遠離辦公室工作會使員工更容易受到黑客攻擊」此時，更應加注意資安的管理。有別於辦公室辦公，在家上班有一部分的員工會使用個人電腦，因此企業更應該重視公司的核心機密和要求員工保密，勞資雙方也能簽署保密協議，保障雙方的權益，及個資保護

• 人力招募與線上報到

企業可以透過線上面試的方式來進行人員招募，善用視訊軟體 Google Meet、Zoom...等等，面試者也須注意不可因為線上面試就掉以輕心，應保持儀容整潔、積極的態度來應試，履歷、作品集和相關資料也需超前部署準備好。HR 也需建立好線上報到的機制，像是：線上入職說明會、線上合約簽署，以利人員報到程序。

協助企業 e 化工具

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數位時代的來臨、大環境的改變，e 化的企業越來越多， 只要能善用電腦軟體和電子化設備，就能有效的進行企業 e 化，e 化能有效的管理公司內外部、增加營收、減少隱形成本。企業 e 化指的是將實體工作與經營模式善用科技進行企業整合為電子化。我們可以從公司最基本的功能開始做起：（延伸閱讀：數位時代的來臨：不可不知數位轉型未來趨勢）

• 企業資源規劃系統（ERP）

ERP 為企業資源規劃「Enterprise Resource Planning」，由美國顧能公司 The Gartner Group 所提出的企業管理概念，是企業邁向 e 化的關鍵第一步，但導入 ERP 系統不代表就完成 e 化。ERP 能有效的管理及整合公司在財務、採購、專案風險管理、供應鏈運作、營銷和銷售..等等，提高企業的競爭力。使用對象：企業財務管理者、生產管理者、倉管/物料管理者。

• 客戶關係管理（CRM）

CRM：Customer Relationship Management 客戶關係管理，一間公司的成長與營收和客戶之間的關係密不可分，CRM系統能收集、連結和分析關於客戶的所有資料（聯絡資訊、需求、建議、個人化推薦）企業能將管理流程自動化和輕鬆的整合相關數據，包括：銷售訂單預測、管理業務銷售、行銷、客戶服務及電子商務..等等。（延伸閱讀：【居家辦公軟體工具箱】遠端業務管理工具＆數位轉型小幫手 CRM、Pipedrive、Zapier）

使用 CRM 的優勢：

• 提高客戶服務的品質：員工能更有掌握每個客戶的需求，針對痛點解決問題，並提高客戶的留存率
• 提高銷售營收：有效的分析客群，管理淺在的商機，帶動營業額的成長。
• 作業流程更有效率：CRM 讓工作更加的完善，用最少的精力完成更多的工作。

企業 e 化，員工做好準備

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需完整的 e 化不單單只是企業，員工也需要面對這改變，可以做到以下：

• 保持積極主動學習的心態：學習更多的電腦技能，提升自我的競爭力。
• 提高自身的適應力：e 化的過程中，必改變既有的工作流程及模式，用 e-mail 進行溝通、雲端作業減少紙本的使用、視訊會議、文件在電腦留存..等等，面對改變，心態也需做好調整。
• 自我管理：e 化可能會減少面對面的接觸，因此員工的自律能力和工作進度需由自己來掌握。

疫情期間促使著企業要面臨改變，人資與企業管理全部線上化，要邁出第一步並不難，可以從基本的電子軟體運用開始，COMMEET 從三級緊戒開始，全體員工採取居家辦公，線上打卡、線上報到、舉辦線上圖書會來聯絡感情，也能利用工作日誌來追蹤員工進度， 我們也透過大量數據分析與數位科技，致力於打造最好用的差旅與費用管理系統，幫助更多企業進行數位轉型。（延伸閱讀：居家辦公祕技｜在家工作守則、如何安排辦公時間、照顧身心健康 ）

文／keren｜COMMEET編輯群

本文轉載自 COMMEET 部落格：疫情促使零接觸經濟成為趨勢，人資管理也要「e化」才能超前部署！

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