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日本職場十分注重禮儀。因此，若是想在日本職場工作，或是希望與日本客戶合作時更加順利，正確寫出日文商業書信非常重要。本篇文章從拆解日本商業書信的架構開始，一步步告訴你如何寫出內容完整又不失禮儀的商業書信，並在最後提供 3 個實用的工具網站。打算要去日商工作、日本工作的人一定要收藏這篇！
剛開始寫日文商業書信的時候，可能會不知道該從何開始下筆。但其實無論收信對象是誰，信件的主旨、內容是什麼，日本的商業書信基本上可以拆解成標題、收件人、開頭的招呼語、自我介紹、主旨・內容、結尾的招呼語、簽名七個部分。以下將依序介紹每個部分該寫的內容、常用的句型，並配合例文說明。
不知道大家過去有沒有跟日本人往來商業書信的經驗？如果有的話，會發現日本人習慣在標題的最開始就註明本封信的主旨，像是以下的格式：
標題建議字數為 20 字左右，並包含此封信件最重要的核心如：目的、日期、來信者等。
以下也列出常用到的商業書件標題，供大家參考：
【ご挨拶】：打招呼。
【ご相談】：討論事情。
【ご連絡】：通知事情。
【ご提案】：提議、提案。
【ご質問】：詢問事情。
【ご回答】：回答疑問。
【お礼】：道謝。
【お詫び】：致歉。
【リマインド】：提醒。
【ご報告】：通知事情的進展、結論時。
【ご確認のお願い】：請求確認
收件人的部分，通常會由對方的公司、部門、姓名組成。公司名的部分，記得撰寫完整名稱，而不要使用（株）（有）等縮寫。
常見的收件人稱謂如下：
如果不確定收件者姓名時，可以使用：◯◯部 ご担当者様。若是關係較親密，對象為個人時也可以使用「さま」、「さん」，但建議在職場上的信件聯繫還是統一使用「様」較為保險。
開頭的招呼語通常會依照信件的主旨、雙方的關係而使用不同的句式。以下列出 8 句日本商業書信中最常見的開頭招呼語以及可應用的場景。
自我介紹的部分，一定要包含自己的公司全名以及姓名。另外，也可放入部門、擔當的專案名稱等與主旨相關的必要資訊。如果收信的對象是透過他人介紹，第一次聯絡的話，建議也要在這個部分交代是由誰介紹的。
日本的商業書信中，通常會以一到兩句話的主旨先帶出本次寄信的用意，在詳細說明與事件相關的內容。例如：
日本人非常習慣以 E-mail 往來，一方面是比較正式，另一方面也可以留下證據避免日後產生糾紛，因此通常每天都會收到至少十幾封信件。寫信時，須注意內容不要過度冗長，讓人找不到重點。建議可以條列式的方時清楚陳列人、事、時、地、物、金額等重要資訊。舉會議改期的信件為例：
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日文信件結尾時，通常會先放入一個緩衝語（クッション言葉），表達「百忙之中打擾了」「若您方便的話」「造成您的不便不好意思」。接著，提示對方希望對方採取的行為。
職場上常用的緩衝語：
提示對方希望對方採取的行為的常見句式：
如果沒有特定希望對方採取的行動，也可以將以下整理的萬用句式連著合併使用。
（１）如果有任何其他問題都歡迎聯繫：
（２）今後也請多多指教：
這部分與台灣的寫法差不多。通常會包括公司名稱、官網、部門名稱、姓名、住址、電話、E-mail。姓名的部分，由於日本同一個漢字可能會有不同念法，日本人通常會加註讀音。台灣人的話，則可以放羅馬拼音或是方便對方稱呼的英文名字。
以下提供筆者在撰寫日文商業書信時常參考的三個網站，內容都包含可在各種商業場景應用的商業書信範本、常用句型。特別是範本都依照收信對象是公司內/外、寫信目的清楚區分，只要稍微更改部分內容就能使用，非常推薦給在工作上需要撰寫日文書信的大家。
1. 商業書信教科書 ：由一般社團法人日本商業書信協會成立，有公信力。網站內容還會整了商業書信參考書籍、商業書信專家專欄、以及付費的線上講座，想要更深入、完整學習商業書信的朋友可以參考。
2. template works ：介面清楚簡單，職場上需要寫的商業書信種類幾乎都有，也容易找到想要的資料，是筆者個人最常用的網站。
3. Mail 例文.com ：是以上三個網站中，書信範本、常用句型提供得最多的網站，但也因此通常需要花上更多時間才能找到想要的資料。
※本文轉載自 JobMenta 專欄，原文標題為【商用日文 E-mail 怎麼寫？步驟拆解日文 E-mail 格式（附萬用句型、實用網站）】
